Las organizaciones deben abordar el proceso de gestión de denuncias con sumo cuidado y atención a los detalles. Una mala gestión de estas denuncias puede tener graves consecuencias, incluidas repercusiones legales y daños a la reputación de la organización. Para garantizar la gestión de denuncias adecuada y eficaz, a continuación se exponen algunas consideraciones clave que deben tenerse en cuenta a la hora de gestionarlas:
Antes de gestionar las denuncias, asegúrate de que:
- La organización ha establecido canales oficiales de denuncia (tanto verbales como escritos) que todos los empleados conocen y saben utilizar.
- Las soluciones son seguras, anónimas y fácilmente accesibles.
- La política de denuncias de la organización es fácilmente accesible. Además, asegúrate que todos los empleados conocen la política y el procedimiento para gestionar los casos de denuncia de irregularidades dentro de la organización.
Al recibir las denuncias, recuerda:
- Tratar siempre al denunciante con respeto. Presentar una denuncia puede suponer un reto para un empleado leal y valioso, así que expresa tu agradecimiento por su decisión de mantener la integridad.
- Abordar la denuncia con objetividad. Abstente de formarte ideas preconcebidas y esfuérzate por distinguir entre hechos y opiniones.
- Si la denuncia se produce verbalmente o durante una reunión personal, permite que el denunciante hable sin interrupciones. Puedes pedir aclaraciones si es necesario, pero céntrate en escuchar sin juzgar y tomar notas minuciosas.
- No todas las quejas constituyen una denuncia. Evalúa si el asunto es apropiado para el canal de denuncias o si se trata de una queja personal que debe tratar el departamento de RR.HH. de la empresa.
- Si la denuncia requiere más investigación, asígnala a la persona o departamento adecuados y asigna los recursos y conocimientos necesarios.
- Recuerda a la persona responsable que debe informar al denunciante sobre la investigación en un plazo de tres meses. Ten en cuenta que se puede incluir en el feedback ofrecido.
- Si la investigación no respalda la denuncia, ten en cuenta la posibilidad de compartir el resultado con el denunciante para facilitar la aceptación del resultado.
- Su identidad se mantendrá confidencial, aunque puede haber casos en los que revelar su identidad sea legalmente obligatorio.
- Tiene derecho a buscar asesoramiento jurídico independiente, por ejemplo de los expertos internos de la empresa o a través de su sindicato, si está afiliado.
- Tiene derecho a ser informado del resultado de la investigación. De acuerdo con las leyes de denuncia de irregularidades, la información debe facilitarse en un plazo de tres meses a partir de la recepción de la denuncia. Sin embargo, ten en cuenta que no toda la información puede compartirse por razones válidas (por ejemplo, información sensible o datos de terceros).
- Si el denunciante experimenta algún tipo de represalia dentro de la organización, debe animarle a que lo comunique sin demora.
En la gestión de denuncias, evita:
- Tomar represalias contra los empleados que hayan decidido presentar una denuncia. El principal objetivo de la Directiva de la UE sobre las denuncias es ofrecer una mayor protección a los denunciantes frente a las represalias del empresario. Las legislaciones nacionales incluyen disposiciones por daños y perjuicios contra los empresarios que las infrinjan.
- Intentar ocultar o desestimar pruebas de mala conducta, comportamiento inaceptable u otras cuestiones descubiertas en los informes de los denunciantes. Ignorar a un denunciante es ilegal, y tales acciones pueden dañar gravemente la reputación de la empresa.
- Incluso si crees que la denuncia es infundada, no reacciones negativamente ante preocupaciones relacionadas con la salud y la seguridad. Es esencial que los empleados confíen en que su salud y seguridad se toman en serio.
En conclusión, la gestión de denuncias es un proceso que exige un delicado equilibrio entre transparencia, confidencialidad y diligencia. Las organizaciones deben dar prioridad al establecimiento de canales de denuncia seguros y garantizar que sus políticas de denuncia de irregularidades sean conocidas y accesibles para todos los empleados. Es primordial tratar a los denunciantes con respeto, objetividad y confidencialidad durante todo el proceso. Investigar con prontitud las denuncias, proporcionar información en un plazo razonable y proteger a los denunciantes contra las represalias son pasos esenciales para fomentar una cultura de integridad y responsabilidad en una organización.
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