Cómo cumplir con la Ley de Denuncias 2/2023
Un canal de denuncias interno debe ser seguro para el uso del denunciante, garantizar la confidencialidad y ayudar a la empresa a administrar las quejas recibidas de manera segura y eficiente. Lea nuestros 6 consejos para implementar un canal de denuncia de irregularidades que cumpla con todos los requisitos de la Directiva Whistleblowing de la UE.
Los denunciantes prestan un gran servicio a la sociedad y a la propia organización al denunciar conductas indebidas tanto en entidades públicas como privadas. En el informe “Report To The Nations” (ACFE, 2020) se estima que las empresas pierden, en promedio, alrededor del 5% de sus ingresos debido a diversos tipos de fraude. Por lo tanto, debemos enfatizar la importancia de promover una cultura corporativa saludable donde los empleados se sientan seguros y no teman denunciar actividades ilegales y otras conductas indebidas graves.
Siga leyendo para obtener más información sobre el proceso de implementación de un sistema de denuncias en el que los empleados puedan confiar.
Un canal de denuncias incluye varios procesos y procedimientos para denunciar de forma anónima conductas indebidas. Estos procesos pueden ser internos, sin embargo, la organización también puede elegir un sistema de denuncias de un proveedor externo.
Un sistema de denuncias debe tener varios canales de denuncia diferentes en los que un denunciante pueda presentar su queja de forma anónima. Estos pueden incluir una línea telefónica directa y un sitio web. La organización también deberá implementar una política de denuncias y otras pautas éticas para el uso de estos canales. Dicha política debe describir el funcionamiento del proceso, qué se hace para evitar las represalias contra los denunciantes y cómo se utilizará la información para mejoras continuas.
La nueva Directiva de protección de los denunciantes entró en vigor el 17 de diciembre de 2021. Para cumplir con los requisitos de la Directiva, las organizaciones con más de 50 empleados y los municipios con más de 10,000 habitantes deben implementar canales de denuncia seguros y efectivos. Sin embargo, no todos los estados miembros de la UE han adoptado ya la Directiva en su legislación nacional. Para ver el estado actual de la fecha límite en su país, lea Qué están haciendo los países para la adopción de la Directiva Whistleblowing.
No recomendamos esperar hasta el último minuto y animamos a las organizaciones a revisar sus soluciones de Whistleblowing lo antes posible. Para obtener más información sobre el cumplimiento con la Directiva sobre protección de denunciantes de la UE, lea más aquí.
El objetivo de implementar un canal de denuncias es que los empleados se sientan seguros y puedan confiar en que sus quejas se tomen en serio y se les de seguimiento de manera profesional, sin que el denunciante sea objeto de ninguna represalia. Este sistema debe formar parte del trabajo estratégico de la organización y complementar el código de conducta.
El canal de denuncias debe ser de fácil acceso.
Todos (no solo los empleados) deben saber cómo y dónde enviar su denuncias. Hacerlo debe ser lo más sencillo posible, independientemente del canal de denuncias que elija. Algunos buenos ejemplos son un sistema de denuncias en línea con su propio sitio web, compatible con todos los dispositivos y accesible para todos, así como una línea telefónica directa las 24 horas.
El canal de denuncias debe ser seguro.
La Directiva Whistleblowing de la UE establece que los canales de denuncia deben ser seguros y confidenciales. Esto significa que solo las personas autorizadas y designadas pueden tener acceso a la información y se debe garantizar el anonimato del denunciante durante todo el proceso. Para mantener la confidencialidad, se indica utilizar formularios de denuncias anónimos, pero que permitan la comunicación bidireccional con el denunciante.
El canal de denuncias debe cumplir con el RGPD.
Otro requisito de la Ley de Denuncias es que el sistema debe ser compatible con el RGPD cuando se trata de datos personales. Esto también incluye toda la información contenida en la denuncia. Tras la sentencia Schrems II, las empresas europeas ya no pueden utilizar el Acuerdo de protección de la privacidad con los Estados Unidos para la transferencia de datos personales a terceros. Por lo tanto, debe asegurarse de elegir un proveedor de sistemas de denuncia donde todos los datos se almacenen en servidores dentro de la UE/EEE.
Puede leer más sobre seguridad de datos y hosting aquí.
El canal de denuncias debe ser eficiente y cumplir con los plazos
Es importante que el canal de denuncias sea fácil de usar por las personas que recibirán y darán seguimiento a las denuncias. La Directiva Whistleblowing de la UE estipula que el denunciante recibirá una confirmación de recibo en un plazo de 7 días y comentarios sobre el caso y las posibles medidas en un plazo de tres meses.
Es importante designar a una persona o departamento imparcial e independiente para recibir, revisar y dar seguimiento a las denuncias. No debe haber conflictos de intereses (por ejemplo, cuando el destinatario se menciona en misma denuncia) y, por lo tanto, es posible que se deban nombrar varias personas para diferentes funciones. La persona o departamento designado también es responsable de comunicarse con el denunciante, solicitar información adicional y/o hacer comentarios sobre el progreso del caso.
Implemente un proceso sencillo con una confirmación de recibo de la denuncia dentro de los 7 días (recomendamos un máximo de 1-2 días) y comentarios sobre el caso dentro de los tres meses. Para asegurarse de que el sistema se perciba como justo e imparcial, sea coherente. Una opción confiable y segura es seleccionar un sistema de denuncia digital. También es posible externalizar la gestión de casos para manejar las denuncias recibidas.
Al recibir una denuncia, primero debe decidir cómo procederá a la investigación. En un canal de denuncias digital, es fácil crear recordatorios y plazos para los casos y transferirlos al departamento correspondiente dentro de la organización. Un proceso automatizado facilita el cumplimiento de los requisitos de la Directiva de la UE.
Puede leer más sobre lo que se debe y no se debe hacer cuando se trata de administrar denuncias aquí.
Los requisitos para una solución de denuncias difieren ligeramente según el tipo de organización. En primer lugar, la fecha límite para implementar un servicio seguro de denuncia de irregularidades es el 17 de diciembre de 2021 (¡es decir, ya pasó!) o el 17 de diciembre de 2023, según el numero de empleados.
También hay algunas excepciones. Por ejemplo, los municipios pueden compartir funciones de denuncia de irregularidades entre ellos. Además, las empresas con menos de 250 empleados que forman parte de un grupo de empresas pueden, hasta cierto punto, compartir recursos para investigar denuncias con la empresa principal. No obstante, los canales de denuncia deben estar activos y en funcionamiento a nivel de filial, y no pueden compartirse en su totalidad con otras empresas del mismo grupo.
Obtenga más información sobre los canales de denuncia de irregularidades para Grupos aquí
La Directiva Whistleblowing también enfatiza que no solo los empleados actuales deben tener acceso a los canales de denuncia. Las organizaciones deben asegurarse de que el sistema de denuncias sea accesible para, entre otros, exempleados y solicitantes de empleo, aprendices y voluntarios, autónomos y proveedores, así como accionistas y personas en puestos de dirección y de supervisión.
Es una buena idea implementar varios canales de denuncia diferentes, adaptados a su público: los empleados que realizan trabajo de campo pueden preferir una línea directa telefónica, mientras que las personas que trabajan de forma remota desde su hogar pueden preferir utilizar una plataforma digital para denunciar las irregularidades.
Un canal de denuncias solo es efectivo si todos lo conocen, saben cómo usarlo y cómo se gestionan las denuncias recibidas. Esto requiere educación para todos los empleados y directivos. Para animar a los empleados a hablar, es posible que la organización deba hacer un seguimiento continuo de la cultura corporativa y educar a los empleados sobre la importancia de denunciar irregularidades.
Una parte importante de la capacitación es implementar una política contra las represalias. La empresa puede ser demandada por daños y perjuicios si no ha protegido a los denunciantes contra represalias después de que hayan denunciado una mala conducta. Por lo tanto, es importante hacer un seguimiento si el denunciante se siente expuesto a tales acciones y tener claro cómo se manejará esto.
Siempre es buena idea ser lo más transparente posible con respecto a todo el proceso de denuncia y las investigaciones posteriores. No es necesario (ni siquiera legal) divulgar demasiados detalles sobre la investigación y las posibles medidas. Sin embargo, es posible compartir estadísticas anónimas sobre casos de denunciantes. Demostrar que el canal de denuncias se utiliza y funciona según lo previsto generará confianza entre los empleados.
Consejo de lectura: Cómo ayudar a los empleados a comprender su política de Whistleblowing
Al principio, puede ser difícil evaluar l exito de un canal de denuncias. Mirar solo el numero de denuncias recibidas no es una buena medida. Recibir pocas denuncias puede sugerir que hay pocos problemas dentro de la organización, pero también puede indicar un temor a utilizar el servicio de denuncia de irregularidades. La mejor práctica es monitorear el proceso continuamente y evaluar las tendencias y desviaciones a largo plazo. ¿Cuál podría ser la razón detrás de un aumento o disminución repentino en el número de denuncias? ¿Algunos departamentos están recibiendo un número desproporcionado de denuncias? Una evaluación interna del canal a intervalos regulares puede proporcionar una mejor comprensión de la comodidad de los empleados a la hora de usarlo.
Quieres saber más sobre nuestro canal de denuncias interno seguro? Lee más acerca de la Directiva Whistleblowing aquí y en EUR-Lex.
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