El canal de denuncias, una herramienta básica dentro del compliance

Gesprodat, partner de Whistlelink en España, es una consultoría especializada en Derecho de las Nuevas Tecnologías, Compliance, Secretos Empresariales, Ciberseguridad y RGPD. En este artículo, compartirán sus ideas sobre la denuncia de irregularidades como parte integrante  de la caja de herramientas de cumplimiento normativo, así como las leyes de protección de datos relacionadas con los informes internos.

El compliance tiene un papel importantísimo en el día a día de las empresas. No solo evita que la organización pueda cometer delitos, sino que también se orienta a proteger el funcionamiento interno de la empresa, disminuyendo el riesgo de que se produzcan acciones reprobables como discriminación o acoso. Y consigue hacerlo sin suponer un riesgo para el tratamiento de los datos personales.

Hoy en día esto es posible gracias al canal de denuncias. Esta herramienta era voluntaria para la mayoría de las empresas, pero con la aprobación de la Ley 2/2023 el 13 de marzo de 2023, es una obligación para las empresas españolas. Por eso, ahora es buen momento para que te pongas al día sobre cómo funciona este sistema y cuál es su utilidad.

La importancia del canal de denuncias en la empresa

Si tu empresa aplica una estrategia de compliance, ya sabes que se trata de un conjunto de buenas prácticas que identifican y clasifican diferentes riesgos con el fin de evitarlos. Si está bien definida, todos los empleados están al tanto de lo que deben y lo que no deben hacer en materia de ciberseguridad, delitos, relaciones con otros compañeros.

Pero, por muy buena que sea la estrategia de cumplimiento normativo, siempre puede haber en tu empresa alguien dispuesto a saltársela. Precisamente por ello, es necesario contar con un canal para las denuncias internas.

Lo que se pretende con su existencia es que cualquier empleado que tenga constancia de que se está produciendo una vulneración de las normas internas de funcionamiento de la empresa, o incluso de que se está incumpliendo la legalidad, pueda comunicarlo a la dirección.

El problema es que a nadie le gustan los “chivatos” y en los empleados siempre va a existir un cierto miedo a denunciar a un compañero, o incluso a un superior, por temor a ser víctima de represalias. Para ello, precisamente, puedes crear en tu negocio un canal de denuncias totalmente anónimo.

En Estados Unidos, desde el año 2002, la legislación exige que las empresas tengan un canal interno para presentar denuncias, así como una rutina de atención a las mismas. Es lo que se conoce como whistleblowing hotline.

Antes, disponer de un canal de denuncias era opcional para las empresas, pero tras la transposición de la Directiva 2019/1937 info de la UE a la legislación española, disponer de un canal de denuncias interno es obligatorio para las empresas de 50 o más trabajadores.

La protección de datos en la gestión de denuncias internas

Nuestra legislación sobre protección de datos ha ido adelantada a los acontecimientos en este tema. Mientras que en otros casos pueden existir más dudas, aquí no hay lugar para ellas. La Ley Orgánica 3/2018 señala expresamente que las empresas pueden crear canales a través de los que cualquier persona pueda denunciar hechos que sean contrarios a la legislación o a la normativa interna o sectorial.

La ley permite que las denuncias sean totalmente anónimas si así lo quiere el interesado. Por otro lado, el acceso a los datos del canal estará restringido al personal de la empresa que tenga atribuidas las competencias de control interno.

El acceso por parte de terceros podrá ser llevado a cabo cuando sea necesario adoptar medidas disciplinarias o tramitar procedimientos penales. Por ejemplo, si hay que investigar un posible caso de acoso sexual a un empleado o si se ha denunciado que algunos empleados no han sido dados de alta en la Seguridad Social.

Además, la empresa debe tomar las medidas de seguridad adecuadas para garantizar que a los datos sensibles solo puedan acceder aquellos que están expresamente autorizados para ello.

Así el canal de denuncias internas se convierte en una estupenda herramienta para asegurarte de que el compliance es verdaderamente efectivo en tu empresa y de que todo el mundo está cumpliendo las normas.

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