Sigue nuestra guía a continuación o mira nuestro vídeo de onboarding que muestra de forma práctica cómo configurar Whistlelink y cómo gestionar los casos entrantes.
Una vez designadas las personas que deben gestionar los casos recibidos, debes invitarlas a Whistlelink. Hay cuatro roles de usuario diferentes en el sistema: Propietario, Administrador, Gestor de casos y Lector.
Puedes invitar y gestionar usuarios en Gestión de usuarios, que encontrarás en el menú principal. Puedes añadir, editar o eliminar usuarios. Para añadir un nuevo usuario, haz clic en el botón Añadir usuario y rellena los datos necesarios en la ventana emergente. Para aumentar la seguridad, asegúrate de activar la autenticación de dos factores.
La página de información viene con un texto estándar, pero tiene la opción de personalizarlo. Decide que quieres comunicar y sustitúyelo. Si tienee más de un idioma, repite el proceso para cada uno de ellos.
Ejemplos de lo que podría añadirse a la página de inicio:
Ve a la web de denuncias desde el menú principal, haz clic en Inicio. Pasaa el ratón sobre el texto que deseas editar, haz clic en el icono de edición y realiza los cambios en la ventana emergente. Para añadir un nuevo bloque o URL, sitúa el cursor sobre un bloque de texto y haz clic en el boton verde Más. También puedes reordenar los elementos haciendo clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.
Una vez que estés satisfecho con los cambios, asegúrate de publicar la web. Haz clic en el botón Publicar en la parte derecha de la página para que los cambios se hagan efectivos. Al lado de ese botón puedes ver el sitio publicado.
El cuestionario viene con un conjunto de preguntas estándar y la mayoría de los usuarios suelen hacer cambios en él. Puedes conservar las preguntas existentes, modificarlas o añadir y eliminar preguntas a su gusto. Ten en cuenta que cuantas más preguntas tenga el cuestionario, más fácil será clasificar el informe. Las preguntas ayudarán a determinar, por ejemplo;
Ve a la web de denuncias desde el menú principal, haz clic en Cuestionario. Pasa el ratón por encima de la pregunta que deseas editar, haz clic en el icono de edición y comienza a realizar los cambios en la ventana emergente. Para añadir un nuevo elemento, haz clic en el signo verde Más. También puedes reorganizar los elementos haciendo clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo.
Una vez que estés satisfecho con los cambios, asegúrate de publicar la web. Haz clic en el botón Actualizar situado en la parte derecha de la página para hacer visibles sus modificaciones. Al lado de ese botón puedes ver el sitio publicado.
Una vez activado, aparecerá un icono en el cuestionario. El informante podrá elegir si quiere denunciar grabando un mensaje de audio, o a través del cuestionario estándar. La duración de la grabación de voz puede ser de hasta 10 minutos y creará un nuevo caso en el módulo de gestión de casos.
Ve a Web de denuncias – Configuración – Información web de denuncias para activar Mensaje de voz. Asegúrate de publicar sus cambios. Haz clic en el botón Actualizar en la parte derecha de la página para hacer visibles sus modificaciones.
En la parte izquierda de la página de notificación puedes añadir información sobre otras formas de notificación (por teléfono y por correo postal o electrónico).
Ve a Web de denuncias – Configuración – Canales de información. Marca las casillas de verificación y rellena la información. Asegúrate de publicar los cambios. Haz clic en el botón Actualizar de la parte derecha de la página para que tus modificaciones sean visibles.
Tanto la web de denuncias como el sistema de gestión de casos pueden personalizarse en detalle. A continuación, se indican algunas formas adicionales de personalizar su configuración.
Cada web de denuncias viene con un idioma principal. Dependiendo del plan, puedes añadir idiomas adicionales.
Ve a Web de denuncias – Configuración – Idiomas. Selecciona el idioma y «muévelo» con la flecha. Asegúrate de publicar los cambios. Haz clic en el botón Actualizar de la parte derecha de la página para que tus modificaciones sean visibles. Ten en cuenta que los nuevos bloques de texto o preguntas que añades deberán traducirse a los idiomas que hayas añadido.
La web de denuncias puede personalizarse con un logotipo. Dependiendo del plan, también se puede añadir una imagen de cabecera y el color de los titulares.
Ve a Whistleblowing Site – Settings – Branding para personalizar el diseño. Asegúrate de publicar los cambios. Haz clic en el botón Actualizar en la parte derecha de la página para hacer visibles los cambios.
Para las organizaciones que reciben un mayor volumen de casos, las plantillas en Mensajes de Caso ahorrarán tiempo y esfuerzo. Mensajes de Caso te permite crear mensajes que puedes utilizar cuando te comunicas con el denunciante.
Para añadir una nueva plantilla ve a Web de denuncias – Configuración – Mensajes de Caso. Haz clic en el botón Añadir nueva plantilla y guarda el mensaje una vez creado. La plantilla también puede traducirse a otros idiomas. Para utilizar una plantilla en la comunicación con el denunciante, haz clic en el elemento desplegable visible en un caso, bajo Mensajes.
Vaya a Sitio de denuncia de irregularidades – Configuración – Canales de denuncia. Marque las casillas de verificación y complete la información. Asegúrese de publicar sus cambios. Haga clic en el botón Actualizar en el lado derecho de la página para que sus ediciones sean visibles.
Las categorías internas son simplemente una forma de categorizar los casos. Un caso permanece Sin Categorizar hasta que un usuario haya elegido una categoría. Son las categorías internas las que afectan a las estadísticas, lo que significa que la categoría elegida por el informante es sólo una indicación de qué categoría podría ser.
Para editar, añadir o eliminar categorías internas, ve a Configuración – Categorías internas.
Asegurarse de que la información está a salvo y gestionada de acuerdo con la normativa es crucial.
Un caso cerrado permanece accesible hasta que se borra. Durante ese periodo puede reabrirse y toda la información está disponible para cualquiera que tenga acceso al caso. Un caso eliminado no puede verse ni volver a abrirse. Según la normativa GDPR, los casos deben eliminarse en determinados plazos.
Por defecto en Whistlelink, un caso cerrado se guarda durante 12 meses antes de ser eliminado. Para cambiar esto vaya a Configuración – Cumplimiento.
Asegúrate de que las cuentas de usuario personales están protegidas activando la autenticación de dos factores. Esto puede forzarse a nivel de organización en Gestión de usuarios o puede decidirlo cada usuario individual.
Ve a tu web de denuncias Whistlelink (por ejemplo, empresa.whistlelink.com), rellena el cuestionario y envíalo.
A continuación, accede a tu panel de control en la plataforma Whistlelink y comprueba que puedes ver la denuncia que acabas de enviar. Comprueba también que los propietarios y administradores designados han recibido una notificación sobre la nueva denuncia. Si no es así, asegúrate de que todas las direcciones de correo electrónico son correctas en el sistema.
ENCATADOS DE CONOCERTE
ENCATADOS DE CONOCERTE
Whistlelink valora tu privacidad. Solo te contactaremos con información acerca de nuestras soluciones. Puedes darte de baja en cualquier momento. Para mas información, por favor revisa nuestra Política de Privacidad.
HAPPY TO MEET YOU!
Whistlelink values your privacy. We will only contact you about our solutions.
You may unsubscribe at any time. For more info, please review our Privacy Policy
