Por qué un email como canal de denuncias no es una solución óptima

Cuando se busca implementar un servicio de denuncia de irregularidades, puede resultar tentador utilizar una solución simple, económica y rápida, como configurar una dirección de correo electrónico interna para las denuncias. Sin embargo, esto podría ser un gran error y tener graves consecuencias tanto para su organización como para sus empleados. En este artículo, enumeraremos cuatro razones por las que usar un email como canal de denuncias no es para nada la solución indicada para tu organización.

1. Seguridad y protección de datos
2. Cumplimiento de la ley de denuncias
3. Crear una cultura de confianza
4. Confidencialidad y anonimato
   

“Nunca recibimos denuncias”

Es importante contar con una solución de denuncia de irregularidades, incluso si no se suelen recibir denuncias, por varias razones:

1. Fomentar una cultura de integridad: contar con un canal de denuncias demuestra que la organización está comprometida con una conducta ética y está dispuesta a escuchar las inquietudes planteadas por los empleados.
   
   
2. Detectar irregularidades: un canal de denuncias puede ayudar a detectar irregularidades que pueden no haberse identificado por otros medios. Esto puede ayudar a prevenir daños a la reputación de la organización o pérdidas financieras.
   
   
3. Cumplimiento de la legislación: La Directiva Whistleblowing de la UE requiere que todas las organizaciones europeas con más de 250 empleados tengan ya canales internos de denuncia. El plazo para las organizaciones más pequeñas también se acerca rápidamente. No implementar una solución segura de denuncia de irregularidades puede tener consecuencias legales.
   
   
4. Gestión de riesgos mejorada: una solución de denuncia de irregularidades puede ayudar a identificar y abordar los riesgos potenciales dentro de la organización. Al animar a los empleados a informar sobre sospechas, la organización puede abordar de manera proactiva los problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores.

“Ya tenemos un email como canal de denuncias y es suficiente”

Aquí hay cuatro razones que debes tener en cuenta a la hora de optar por una dirección de correo electrónico como canal de denuncias.

1. Seguridad y protección de datos

Aunque una solución basada en el correo electrónico puede ser adecuada desde una perspectiva estrictamente legal, cabe destacar que está lejos de ser aceptable desde una perspectiva de seguridad.

• El correo electrónico no es una forma segura de comunicación y los datos transmitidos por esta vía no están encriptados. Los correos electrónicos no solo pueden ser leídos por otros, sino que también se puede cambiar su contenido.
  
• Terceros no autorizados, por ejemplo, un departamento de IT, pueden acceder fácilmente a toda la información. Esto significa que la integridad de los datos y la confidencialidad de la identidad del denunciante están en riesgo.
  
• Los documentos enviados por correo electrónico relacionados con el caso del denunciante no se almacenan de forma segura en centros de datos de alta seguridad, lo que significa que no se puede garantizar el cumplimiento del RGPD .
  

2. Cumplimiento de la normativa de protección de denunciantes y de la Directiva de la UE

Es importante mantener un registro de cualquier actividad relacionada con las denuncias de irregularidades, pero esto puede ser un desafío cuando se usa el correo electrónico, ya que es fácil eliminar o modificar los mensajes.

La Directiva Whistleblowing de la UE también requiere que las organizaciones cumplan con ciertos plazos en la gestión de las denuncias. Un sistema de denuncias ayuda a cumplir con los mismos a través de:

• Notificaciones de recepción de denuncias, mensajes del denunciante o plazos que se acercan.
  
• Facilitar el cumplimiento de ciertos plazos (por ejemplo, proporcionar comentarios o eliminar casos).
  
• Seguimiento de toda la documentación relacionada con un caso, lo cual facilita su procesamiento.
  
• Exportación de estadísticas.
  
• Proporcionar una comunicación segura con el denunciante
  

3. Crear confianza en la organización.

Una solución de denuncias por correo electrónico es una mala elección para la denuncia de irregularidades porque no brinda la supervisión necesaria para garantizar que se aborden las inquietudes. Al plantear una inquietud por correo electrónico, no hay garantía de que se leerá o de que se tomarán las medidas adecuadas.

Ganarse la confianza de los posibles denunciantes es vital para garantizar que se presenten los informes pertinentes. Los empleados deben sentirse seguros y poder confiar en el sistema y en cómo se gestionarán sus denuncias. Una solución de denuncia subcontratada:

• Aumenta el nivel de confianza dentro de la organización.
• Muestra a los empleados que la empresa se toma en serio el conocimiento de las situaciones potencialmente ilegales al invertir en una solución segura.
  

4. Confidencialidad y anonimato

Cuando se envía un correo electrónico, la cuenta de correo electrónico se puede rastrear, además la misma se relaciona con más información y datos personales. Los estudios han demostrado que tener la posibilidad de denunciar conductas indebidas de forma confidencial o incluso anónima aumentará significativamente la probabilidad de que los empleados utilicen la solución de denuncia de irregularidades. Una solución de correo electrónico:

• Requiere un esfuerzo extra por parte del denunciante al tener que crear una dirección de correo electrónico
• Su dirección está siempre vinculada a otro correo electrónico o número de teléfono
• No garantiza la seguridad de la información y de los datos de los empleados
  

Hay que tener en cuenta alternativas a tener un email como canal de denuncias.

En general, usar el correo electrónico como solución de denuncia de irregularidades puede parecer conveniente, pero no es un canal ideal para denunciar debido a la falta de confidencialidad, la inseguridad de las comunicaciones, la supervisión limitada y la dificultad para documentar. No te ayudará a cumplir con la normativa de protección de denunciantes, ni ayudará a que los empleados se sientan seguros ni los animará a revelar cualquier posible conducta indebida en su organización.

Debido a las desventajas de las soluciones basadas en correo electrónico, vale la pena considerar la implementación de un sistema digital de denuncia de irregularidades . Esto te brindará una comunicación bidireccional segura y anónima con el denunciante, a cumplir con los plazos y con los requisitos legales relacionados con la protección y la seguridad de los datos.

Un sistema digital de denuncias

dará confianza a los empleados y les animará a denunciar irregularidades sin temor a represalias. De esta forma se sentirán más seguros a la hora de plantear sus inquietudes internamente antes de recurrir a las autoridades o incluso a los medios.

• Para obtener más ayuda sobre cómo elegir un sistema de denuncias, mira nuestra lista de verificación.

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