Checklist: cómo elegir el mejor sistema de denuncias

La Directiva de la UE sobre la protección de los denunciantes establece que todas las empresas con más de 50 empleados deben implementar canales seguros para la denuncia interna. La Directiva de la UE no especifica exactamente cómo deben diseñarse estos canales. Al transponer la Directiva a la legislación nacional, los estados miembros pueden hacer su propia interpretación de la ley. La UE, sin embargo, describe varios requisitos que deben cumplirse.

Por lo tanto, muchas organizaciones optan por implementar una solución de denuncia de irregularidades de un proveedor externo. Esta es una forma muy conveniente de cumplir con los requisitos de la Directiva sobre denunciantes de irregularidades de la UE, así como con las leyes nacionales sobre denunciantes.

La gran pregunta es, por supuesto, cómo elegir un sistema de denuncias confiable, que sea adecuado para la organización?

Hay muchos beneficios al elegir un sistema externo de denuncia de irregularidades

Desafortunadamente, no se garantiza que todos los sistemas cumplan con los requisitos de la Directiva de denuncia de irregularidades. Puedse leer más sobre qué tener en cuenta al elegir un sistema de denuncia aquí. Hay varias ventajas de usar un servicio de denuncia externo, que incluyen:

• Ahorrará en recursos y estará en funcionamiento en muy poco tiempo. Una solución de denuncia en forma de un servicio SaaS está inmediatamente lista para su uso.
  
• Un sistema de denuncia digital está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde cualquier lugar. Puedes crear fácilmente tu propia página web donde todos los empleados pueden enviar un informe.
  
• Toda la información sobre el denunciante es confidencial. Nadie dentro de la organización tiene acceso a información que pueda identificar al denunciante.
  
• Con un sistema externo de denuncias, la organización demostrará transparencia, confiabilidad y un enfoque ético.

En este artículo, te daremos consejos importantes sobre elementos adicionales que debes tener en cuenta antes de seleccionar e implementar un sistema de denuncias en la organización.

Sigue nuestra lista de verificación para elegir el mejor sistema de denuncias:

Averigua si el sistema de denuncias puede ofrecer las características importantes para tu organización y presta especial atención a las soluciones técnicas relacionadas con el proceso de denuncia!

✔ Facilidad de uso

Asegúrate de que el servicio de denuncias y los canales internos sean intuitivos y fáciles de usar. Esto aumenta la posibilidad de que los denunciantes los utilicen en lugar de informar externamente (por ejemplo, a los medios). El sistema de denuncias que elijas también debe ser fácil de usar para las personas que recibirán y manejarán los casos.

✔ Canales

✔ Archivos adjuntos

Puede el denunciante cargar varios tipos de archivos adjuntos (imágenes, mensajes, grabaciones de video/audio) en relación con el envío del informe o al hacer seguimiento?

✔ Comunicación bidireccional

Existe la posibilidad de una comunicación bidireccional segura y anónima con el denunciante? Esto es necesario para obtener respuestas a preguntas adicionales, pero también para confirmar que se ha recibido el informe. También es obligatorio, ya que la Directiva establece que debe proporcionar comentarios a los denunciantes dentro del período de tres meses.

✔ Gestión de informes

Revisar el proceso de recepción y gestión de casos de denuncias. Se puede enviar el caso fácilmente a la persona o departamento correcto? Es posible proporcionar acceso limitado a funciones específicas para casos individuales, por ejemplo, para obtener asesoramiento de expertos?

✔ Gestión de casos

Elegir una solución para denunciantes que pueda manejar todo, desde la recepción de informes, la comunicación con el denunciante y la documentación de la investigación dentro del mismo sistema, es una buena elección. Facilita la investigación y mejora la seguridad.

✔ Confidencialidad

Cómo se maneja la información del denunciante en el sistema? Esto se aplica tanto a la información del caso del denunciante como a los metadatos (por ejemplo, las direcciones IP). El sistema ofrece la posibilidad de anonimato total durante todo el proceso?

✔ Retroalimentación

Qué posibilidades ofrece el sistema de denuncias para la retroalimentación, a un denunciante anónimo? Puede seguir fácilmente el caso y recibir notificaciones dentro del marco de tiempo establecido? Puede el sistema revisar y mostrar resultados y estadísticas de casos de denuncias?

✔ Disponibilidad

El sistema de denuncias es de fácil acceso para todos? Esto se aplica no solo a los empleados, sino también a otros grupos cubiertos por la protección de denunciantes. Se puede acceder a los canales de denuncia las 24 horas, desde diferentes tipos de dispositivos?

✔ Servicios adicionales

Ten en cuenta si necesitas servicios adicionales. Por ejemplo, gestión de admisión de casos o ayuda con la investigación de las denuncias.

✔ Diseño

Se puede adaptar el sistema a su propia organización y marca? Es posible cambiar el diseño de los cuestionarios?

✔ RGPD (Reglamento General de Protección de Datos)

Opta por un servicio de denuncias que pueda garantizar que toda la información se almacene en servidores dentro de la UE/EEE. Tras la sentencia Schrems II, ya no es posible utilizar el acuerdo Privacy Shield entre EE. UU. y la UE para transferir datos personales a un tercer país.

✔ Seguridad de datos

Verifica cuidadosamente qué medidas se toman para minimizar los riesgos de violaciones de datos y fugas de información. Esto podría ser, por ejemplo, la autenticación de dos factores para los usuarios, el cifrado de datos, el control de acceso y la protección contra ataques externos. Con qué frecuencia se realiza una copia de seguridad del sistema y dónde se almacenan las copias de seguridad?

✔ Idiomas

Si se hablan varios idiomas dentro de tu organización, opta por un sistema de denuncias que admita el multilingüismo. Si puede hacer que los usuarios se sientan seguros usando su propio idioma, también habrá más posibilidades de que quieran usar el sistema.

✔ Referencias

No olvides pedir referencias de otros usuarios! Cuánta experiencia tiene el proveedor de tu solución? Cuanto tiempo lleva en el sector?

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