Cómo comunicar internamente tu solución de denuncias

Cuando quieres informar a los empleados sobre la solución interna de denuncias, la comunicación clara es la clave para un proceso efectivo y funcional. Al informar a los empleados sobre la solución de denuncias y la Política de denuncias de la organización, existe una mayor probabilidad de que aprovechen la oportunidad para denunciar posibles irregularidades.

Recibir pocos informes (o ninguno) de los denunciantes puede parecer algo positivo, como si no hubiera problemas dentro de la organización. Desafortunadamente, este no siempre es el caso, y la situación también puede ser todo lo contrario: los empleados pueden abstenerse de denunciar por temor a las repercusiones. Además, es posible que no conozcan el canal interno de denuncias de la organización o que tengan una idea incorrecta de cómo es el proceso.

Debido a esto, es particularmente importante crear una política de denuncias bien pensada y clara. También deberá informar claramente a los empleados sobre la solución de denuncia, cubriendo:

• Cómo crear y enviar un informe
  
• Cómo es el proceso para recibir e investigar un informe
  
• Los beneficios de que denuncien

Al enfatizar los beneficios de la denuncia de irregularidades tanto para la organización como para la sociedad en general, podemos ayudar a enfatizar la importancia de las denuncias de delitos.

Cuando comunicas la existencia de tu solución de denuncias, presta especial atención a:

• Explicar que la organización tiene un sistema de denuncias y su propósito.
  
• Describir cómo encontrar los canales internos de denuncias.
  
• Dar ejemplos concretos de casos que sean aptos para el canal de denuncias (y cuáles no).
  
• Señalar que toda la información es confidencial y que puede permanecer en el anonimato durante todo el proceso (si las leyes nacionales lo permiten).
  
• Indicar claramente quién recibirá y administrará los informes recibidos.
  
• Proporcionar información sobre las leyes nacionales de denunciantes, la seguridad de los datos y cómo se protegen los datos de los denunciantes.
  
• Explicare qué sucede después de enviar un informe, cómo procederá la investigación y qué sucede después de que se complete la investigación.

Además, la organización está obligada a informar a todos los empleados, que pueden ser mencionados en las denuncias que se presenten a través de los canales internos. Las personas pueden ser mencionadas en relación con presuntas violaciones en varios casos: como víctima, testigo de mala conducta o en cualquier otra circunstancia.

Finalmente, los empleados también deben ser informados de la posibilidad de denunciar la mala conducta a un tercero, a menudo una o más autoridades designadas.

Comunicar tu solución de denuncias: buenas prácticas

Crear una buena política de denuncias es un primer paso, pero el trabajo no termina ahí. Es importante asegurarse de que todas las personas cubiertas por la protección de los denunciantes también conozcan el contenido de la política de denuncias de la organización. Además de sus empleados, también debe informar a los siguientes grupos de personas:

• Antiguos empleados, demandantes de empleo y personas que aún no han iniciado su relación laboral
  
• Subcontratistas y proveedores
  
• Voluntarios y temporeros
  
• Accionistas, miembros de la junta y otras partes interesadas

Por ejemplo, puedes informar sobre tu canal de denuncias:

• En la intranet de la organización y en su web
  
• En boletines informativos
  
• En tablones de anuncios y pantallas de información
  
• En varias reuniones, eventos y sesiones de formación
  
• En los videos o manuales informativos de la organización

No te olvides de dar seguimiento a los casos de denuncias

Los denunciantes que rara vez (o nunca) reciben actualizaciones sobre los resultados de un informe o las medidas tomadas, naturalmente pueden pensar que enviar una denuncia no hará ninguna diferencia. Por varias razones (por ejemplo, legales), no siempre es posible compartir la investigación en detalle. Al compartir información seleccionada con sus empleados, puede aumentar la confianza en el sistema de denuncias.

Una forma efectiva de mantener informados a los empleados sobre los casos de denunciantes y las medidas tomadas en relación con ellos es publicar periódicamente estadísticas, infografías, informes anónimos, etc.

Si ha elegido un sistema de denuncias externo como Whistlelink, puede recuperar fácilmente informes estadísticos del sistema. La política de denuncias de la organización también puede mencionar dónde se puede acceder a estos informes.

Hasta un tercio de las organizaciones de la lista de las empresas más éticas del mundo (Etisphere, 2020) afirman compartir información sobre casos de denunciantes con sus empleados. Esto puede incluir el número de casos, el tipo de conducta indebida mencionada en el informe y el resultado general de la investigación de las denuncias.

Lee más acerca de la Directiva Whistleblowing aquí y en EUR-Lex.

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