Elegir un sistema de denuncias para tu organización: Qué se debe tener en cuenta

La Directiva de la UE impone ciertos requisitos a las organizaciones para elegir un sistema de denuncias que sea accesibles para todos los empleados. Por esta razón, una opción más sencilla es utilizar la tecnología de terceros. Es importante tener en cuenta que no todos los sistemas cumplirán con los requisitos de la ley o se adaptarán a las necesidades de tu organización.

Aunque estés apenas comenzando o solo quieras mejorar el sistema existente, es probable que haya varios elementos que quieras tener en cuenta para que te ayuden a elegir el sistema correcto. El sistema elegido debe cumplir tanto con tu política de denuncias, como con la Directiva de la UE, aquí tiernes algunos elementos a tener en cuenta.

1. Facilidad de acceso y facilidad de uso
2. Seguridad y confidencialidad de los datos
3. Comunicación anónima

1. El sistema es fácil de usar tanto para los denunciantes como para otros usuarios?

Garantizar que los canales sean fáciles de usar es crucial. Esto afectará directamente el número de denuncias recibidas. Si la solución es demasiado complicada de usar, podría resultar en que se envíen menos denuncias o estas se gestionen mal. Como resultado, la mala conducta y el fraude podrían pasar desapercibidos.

Un ejemplo de esto es el correo electrónico. Puede parecer extraño, ya que escribir un correo electrónico parece de lo más fácil. El problema con el correo electrónico es la falta de anonimato. Un denunciante potencial podría sentir que es necesario crear una cuenta de correo electrónico anónima antes de enviar la información y cada paso adicional le puede disuadir.

Debes buscar una solución de denuncias que:

• mantenga confidencial la identidad del denunciante
• sea fácil de usar, con una interfaz intuitiva
• esté disponible en todos los idiomas necesarios
• funcione en todos los dispositivos.

Haz todo lo que esté a tu alcance para facilitar las denuncias de los incumplimientos de la ley.

2. Los canales de denuncia son seguros y protegidos?

De acuerdo con los requisitos de la Directiva de protección de denunciantes, los canales de denuncia deben ser completamente confidenciales. La información, incluidas las imágenes, archivos adjuntos, direcciones IP y metadatos, no se deben poder utilizar para identificar al denunciante.

Este requisito hace que la creación de tus propias soluciones internas dentro de la organización no cumpla del todo con la ley, ya que alguien (probablemente IT) podrá acceder y necesitará mantener la base de datos que puede contener información confidencial sobre el denunciante. El manejo de información personal también está regulado en el RGPD.

Por lo tanto, para cumplir con los requisitos, la solución más fácil es proporcionar un servicio de denuncias anónimo, de un tercero. Ten en cuenta que sigue siendo tu responsabilidad asegurarte de que la solución del proveedor cumpla con todos los requisitos de seguridad de datos, de acuerdo con la Directiva. Opta por un proveedor que almacene todos los datos en servidores dentro de la UE (EEE) y asegúrate de que todos los canales de denuncia son seguros y puedan ofrecer anonimato al denunciante.

3. El sistema de denuncias ofrece comunicación bidireccional anónima con el denunciante?

Ya hemos visto por qué el correo electrónico no es una buena solución para las denuncias, pero qué pasa con los formularios web anónimos? Esta opción no ofrece la posibilidad de ofrecer feedback al denunciante. De acuerdo con la Directiva de denuncias, el denunciante debe recibir una confirmación de recibo dentro de los 7 días y comentarios sobre la denuncia dentro de los 3 meses. Además, también necesitamos una forma de hacer preguntas de seguimiento al informante si fuera necesario.

La solución es implementar un sistema de denuncias todo en uno con comunicación bidireccional anónima integrada. Una solución óptima es crear credenciales de inicio de sesión anónimas y únicas para el denunciante, de modo que pueda comunicarse y recibir comentarios sobre la investigación. La elección de un sistema de denuncias con gestión de casos también simplifica la investigación al mantener toda la información, la denuncia, los archivos adjuntos, las conversaciones con el denunciante y la documentación de la investigación, en un solo lugar seguro.

Elegir un sistema de denuncias adecuado

Además de todo lo mencionado arriba, también debes considerar cualquier criterio específico que tu organización pueda tener para encontrar el sistema de denuncias adecuado. Esto podría ser, por ejemplo:

• Un sistema multilingüe
• Disponibilidad del servicio las 24 horas
• Necesitas una línea de atención telefónica?
• Funcionalidad adicional, como un servicio de recepción de casos.
• Puedes obtener estadísticas e informes de los casos del sistema?

Elegir un sistema de denuncias correcto no trata solo de cumplir con los requisitos de la Directiva de protección de denunciantes de la UE y las leyes nacionales de denuncia de irregularidades. También necesitarás una solución que pueda personalizarse fácilmente de acuerdo con las necesidades específicas de la organización.

Quieres saber más sobre nuestro canal de denuncias interno seguro? Lee más acerca de la Directiva Whistleblowing aquí y en EUR-Lex.

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