Debes designar a una persona o departamento adecuado que se encargue de recibir y tramitar las denuncias. Puedes actualizar a los propietarios y otros usuarios en cualquier momento.
Recomendamos al menos dos propietarios designados para ayudar a mantener la transparencia de la organización. Por ejemplo, si un propietario designado trabaja solo y es incluido en la denuncia que recibe, puede generar desconfianza sobre cómo se maneja la información.
A la hora de decidir los propietarios designados, ten en cuenta si utilizar recursos internos o un tercero. Un tercero, como un despacho de abogados o una empresa de auditoría, ayuda a mantener la independencia.
En la mayoría de los países europeos es necesario contar con un proceso documentado y una descripción de la función de denuncias de irregularidades. Es habitual establecer una política de denuncias. Normalmente, una política de denuncias contiene información sobre lo siguiente;
Una vez establecidos los canales y las rutinas de información, debes asegurarte de que sean fáciles de encontrar. No sólo para los empleados, sino también para otros informantes, como contratistas a corto plazo, solicitantes de empleo, voluntarios, accionistas y otros. Publicar la información en la intranet no suele ser suficiente.
Es bueno tener una idea de cómo evaluar la información recibida. Los propietarios y usuarios designados del sistema deben, por supuesto, conocer la ley y tener una comprensión clara de las diferentes responsabilidades. En el caso de las grandes organizaciones, puede ser recomendable documentar el proceso.
ENCATADOS DE CONOCERTE
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