Wie kommuniziert man intern die neue Whistleblowing-Lösung

Wenn Sie Mitarbeiter über Ihre interne Whistleblowing-Lösung informieren möchten, ist eine eindeutige und klare Kommunikation der Schlüssel zu einem effektiven und funktionierenden Prozess. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue interne Whistleblowing-Lösung und den Meldeprozess der Organisation. Dadurch besteht eine erhöhte Wahrscheinlichkeit, dass sie die Gelegenheit nutzen, um potenzielle Fehlverhalten zu melden.

Nur wenige Meldungen (oder gar keine) von Whistleblowern zu erhalten, kann sich positiv anfühlen – in diesem Fall gibt es keine Probleme innerhalb der Organisation, richtig? Leider ist dies nicht immer der Fall, und es kann auch das Gegenteil der Fall sein – Mitarbeiter können aus Angst vor Konsequenzen von einer Meldung absehen. Darüber hinaus haben sie möglicherweise keine Kenntnis über den internen Hinweisgeberkanal der Organisation oder haben eine falsche Vorstellung davon, wie der Prozess aussieht.

Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, eine durchdachte und klare Hinweisgeberrichtlinie zu schaffen. Sie müssen die Mitarbeiter auch über Ihre Whistleblowing-Lösung informieren sowie:

• So erstellen und versenden Sie eine Whistleblower-Meldung
  
• Wie der Prozess zum Empfangen und Untersuchen einer Meldung aussieht
  
• Dieses Whistleblowing ist in der Tat von großem Nutzen für die Organisation

Indem wir die Vorteile der Whistleblowing-Lösung sowohl für die Organisation als auch für die Gesellschaft insgesamt hervorheben, können wir verstehen, warum es wichtig ist, Fehlverhalten zu melden.

Wenn Sie über Ihre Whistleblower-Lösung kommunizieren und informieren, achten Sie besonders auf Folgendes:

• Erläutern, dass die Organisation über ein Hinweisgebersystem verfügt und was der Zweck der neuen Whistleblowing-Lösung ist.

• Beschreiben Sie, wie Sie die internen Meldekanäle finden.
  
• Nennen Sie konkrete Fallbeispiele, die für den Hinweisgeberkanal geeignet sind (und welche nicht).
  
• Weisen Sie darauf hin, dass alle Informationen vertraulich sind und dass Sie während des gesamten Prozesses anonym bleiben können (sofern die nationalen Gesetze dies zulassen).
  
• Legen Sie klar fest, wer eingehende Whistleblower-Meldungen entgegennimmt und verwaltet.
  
• Informieren Sie über nationale Whistleblower-Gesetze, Datensicherheit und wie Whistleblower-Daten geschützt werden.
  
• Erklären Sie, was passiert, nachdem Sie eine Meldung eingereicht haben, wie die Untersuchung ablaufen wird und was nach Abschluss der Untersuchung passiert.

Alle Organisationen sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter zu informieren, dass sie möglicherweise in Meldungen erwähnt werden, die über die internen Hinweisgeberkanäle eingereicht werden. Einzelpersonen können dabei im Zusammenhang mit mutmaßlichen Verstößen erwähnt werden – als Opfer, Zeuge von Fehlverhalten oder unter anderen Umständen.

Schließlich müssen die Mitarbeiter auch über die Möglichkeit informiert werden, Fehlverhalten einer externen Partei, häufig einer oder mehreren benannten Behörden, zu melden.

Kommunizieren Sie Ihre Whistleblowing-Lösung: Best Practice

Das Erstellen einer guten Whistleblower-Richtlinie ist ein erster Schritt, aber die Arbeit endet hier nicht. Ein verstaubtes Dokument ist keine gute Lösung. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle unter den Schutz von Whistleblowern fallenden Personen auch der Inhalt der Whistleblower-Richtlinie der Organisation bekannt ist. Neben Ihren Mitarbeitern müssen Sie auch folgende Personengruppen informieren:

• Ehemalige Mitarbeiter, Arbeitssuchende und Personen, die ihr Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen haben
  
• Subunternehmer und Lieferanten
  
• Freiwillige, Praktikanten und Aushilfen
  
• Aktionäre, Vorstandsmitglieder und andere Interessengruppen

Sie können beispielsweise über Ihre Whistleblowing-Kanäle informieren:

• Im Intranet der Organisation und auf Ihrer Website
  
• Bei Newslettern
  
• Auf Anschlagtafeln und Infoscreens
  
• Bei diversen Meetings, Events und Schulungen
  
• In den Informationsvideos oder Handbüchern der Organisation

Vergessen Sie nicht, eingehenden Meldungen ihrer Whistleblowing-Lösung nachzugehen

Hinweisgeber, die selten (oder nie) über die Ergebnisse einer Meldung oder die ergriffenen Maßnahmen informiert werden, denken möglicherweise natürlich, dass das Einreichen einer Meldung keinen Unterschied macht. Aus verschiedenen Gründen (z. B. aus rechtlichen Gründen) ist es nicht immer möglich, die Untersuchung im Detail zu teilen. Indem Sie ausgewählte Informationen mit Ihren Mitarbeitern teilen, können Sie das Vertrauen in das Hinweisgebersystem stärken.

Eine effektive Möglichkeit, Mitarbeiter über Whistleblower-Fälle und die damit verbundenen Maßnahmen auf dem Laufenden zu halten, besteht darin, regelmäßig Statistiken, Infografiken, anonymisierte Berichte usw. zu veröffentlichen.

Wenn Sie sich für eine externe Whistleblowing-Lösung wie Whistlelink entschieden haben, können Sie ganz einfach anonymisierte statistische Meldungen aus dem System abrufen. Die Whistleblower-Richtlinie der Organisation kann auch angeben, wo auf diese Berichte zugegriffen werden kann.

Bis zu einem Drittel der Organisationen auf der Liste der ethischsten Unternehmen der Welt (Etisphere, 2020) geben an, dass sie Informationen über Whistleblower-Fälle mit ihren Mitarbeitern teilen. Dies kann die Anzahl der Fälle, die Art des in der Meldung erwähnten Fehlverhaltens und das allgemeine Ergebnis der Untersuchung von Whistleblower-Meldungen umfassen.

Sind Sie daran interessiert, mehr über einen Whistleblowing-Dienst und sichere interne Meldewege zu erfahren? Lesen Sie mehr über die EU-Whistleblowing-Richtlinie zur Meldung von Missständen hier und bei EUR-Lex.

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