Die Reaktion auf eine Whistleblower-Meldung ist eine heikle Situation, und es können leicht Fehler gemacht werden. Der korrekte Umgang mit einem Anliegen ist entscheidend für alle weiteren Ergebnisse oder die Schadensbegrenzung.
Hier sind einige Verhaltensregeln für einige wichtige Dos und Don’ts, die Sie beim Umgang mit einer Whistleblowing-Meldung beachten sollten.
Empfehlungen für Verhaltensregeln bei der Handhabung von Whistleblower-Meldungen
- Behandeln Sie Ihren Mitarbeiter mit Respekt und Sensibilität. Whistleblower sind oft geschätzte Mitarbeiter. Ein Anliegen zu äußern kann für sie sehr stressig sein, daher haben sie einen großen Schritt nach vorne gemacht.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über einen offiziellen Meldekanal verfügt, den die Mitarbeiter nutzen können, damit sie sich sicher fühlen und Probleme offenlegen können.
- Befolgen Sie die Whistleblowing-Richtlinie Ihres Unternehmens und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit deren Verhaltensregeln vertraut sind. Stellen Sie sicher, dass sie eine Kopie des Unternehmensverfahrens für den Umgang mit Whistleblowing haben.
Lesetipp > Wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, Ihre Whistleblowing-Richtlinie zu verstehen
- Hören Sie aktiv zu, ohne zu urteilen, und machen Sie sich Notizen. Bitten Sie bei Bedarf um Klärung und prüfen Sie, ob es sich um Whistleblowing oder um eine persönliche Beschwerde handelt. Versuchen Sie, zwischen Fakten und Meinungen zu unterscheiden.
- Versichern Sie Ihrem Mitarbeiter, dass seine Identität beim Umgang mit Whistleblowing vertraulich behandelt werden kann, dass jedoch einige rechtliche Situationen eine Offenlegung erfordern können. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass sie unabhängigen Rechtsrat einholen können, entweder vom Berater Ihres Unternehmens oder über einen unabhängigen Anbieter (z. B. wie die britische Wohltätigkeitsorganisation Protect).
- Möglicherweise müssen Sie eine Untersuchung des Anspruchs einleiten – stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechenden Ressourcen und Fachkenntnisse angeben.
- Versichern Sie dem Hinweisgeber, dass er damit rechnen kann, über das Ergebnis der Untersuchung informiert zu werden, weisen Sie aber auch darauf hin, dass dies möglicherweise nicht möglich ist (z. B. könnten andere personenbezogene Daten sensibel sein);
- Erinnern Sie den Ermittler daran, dass der Whistleblower ein Feedback auf seine Meldungen erhalten sollte. Entscheiden Sie, wann und was dieses Feedback sein soll und wer es geben soll. Die Verhaltensregeln im EU-Whistleblowing-Gesetz verlangt eine Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten.
Handhabung von Whistleblowing-Meldungen – NICHT:
- Was auch immer Sie tun, bestrafen Sie Ihren Mitarbeiter nicht dafür, dass er seine Bedenken gemeldet hat. Viele Länder bieten Hinweisgebern bei einer Abgabe von Whistleblowing-Meldungen einen besonderen Schutz gegen Vergeltungsmaßnahmen ihres Arbeitgebers. Dies ist das Hauptziel der EU-Whistleblowing-Richtlinie und Anforderung der Whistleblowing-Gesetze der Mitgliedstaaten.
- Sie tun nur aus PR-Gründen schlecht, sondern können auch zu Ansprüchen gegen das Unternehmen führen. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, dass sie Ihnen, falls sie überhaupt mit Vergeltungsmaßnahmen konfrontiert sind, diese so schnell wie möglich melden sollten.
- Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Emotionen oder Meinungen, die Sie möglicherweise über den Mitarbeiter haben, Ihr Urteilsvermögen trüben, wenn Sie sich dessen Behauptungen in den Whistleblowing-Meldungen anhören.
- Versuchen Sie nicht, die Bedenken unter den Teppich zu kehren. Abgesehen von den offensichtlichen negativen Folgen könnte das Ignorieren eines Hinweisgebers gegen das Gesetz verstoßen.
- Versuchen Sie auch nicht, Beweise für Fehlverhalten oder inakzeptables Verhalten zu verbergen.
- Wenn die Bedenken des Mitarbeiters eigentlich nichts mit Whistleblowing zu tun haben, gehen Sie dennoch mit Sensibilität und Integrität mit der Situation um. Auch wenn sich die Forderung als unbegründet herausstellt, bestrafen oder verurteilen Sie den Mitarbeiter nicht – er könnte gute Gründe für seine Bedenken gehabt haben. Denken Sie daran, dass Whistleblowing Leben retten kann, also halten Sie niemanden davon ab, seinen Verdacht zu melden. Wenn die Untersuchung keine Unterstützung für ihre Behauptung liefert, kann es ihnen helfen, dem Hinweisgeber viele Details zur Verfügung zu stellen, um das Ergebnis zu akzeptieren.
- Reagieren Sie nicht negativ auf Gesundheits- oder Sicherheitsbedenken, auch wenn Sie der Meinung sind, dass die Beschwerde nicht berechtigt ist. Die Mitarbeiter müssen immer sicher sein, dass die Sicherheit aller ernst genommen wird.
Sind Sie daran interessiert, mehr über einen Whistleblowing-Dienst und sichere interne Meldewege zu erfahren? Lesen Sie mehr über die Handhabung der EU-Whistleblowing-Richtlinie zur Meldung von Missständen hier und bei EUR-Lex.
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