Einrichtung eines Whistleblowing-Kanals, der mit der DSGVO konform ist

Die Einrichtung eines Whistleblowing-Kanals, der DSGVO konform ist, sowie die Umsetzung und Verwaltung von Hinweisgebern, die Meldungen über Fehlverhalten in Unternehmen entgegennehmen, ist wichtig und trägt zu einem besseren Arbeitsumfeld bei. Allerdings müssen Whistleblowing-Kanäle in allen Organisationen auch mit der Datenschutz-Grundverordnung konform sein.

Einrichtung DSGVO konformen Whistleblowing-Kanals

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) regelt den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten. Diese Verordnung hat einen europäischen Geltungsbereich. Es ist notwendig, die Informationen im Whistleblowing-Fall mit der DSGVO in Einklang zu bringen, da Whistleblowing oft sensible Informationen beinhaltet. Bei der Einrichtung eines Whistleblowing-Kanals einer Organisation müssen sowohl der Ort, als auch die Daten des Hinweisgebers sicher sein. Die Vorschriften gelten für alle personenbezogenen Daten, einschließlich derjenigen des Hinweisgebers und der gemeldeten Person, die im Rahmen des Hinweisgeberkanals verarbeitet werden.

Information und Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei DSGVO konformen Whistleblowing-Kanälen

Die Daten, die über einen Whistleblowing-Kanal übermittelt werden, sind in der Regel sensibler und vertraulicher Natur. Sowohl Whistleblower, als auch Unternehmen oder Einzelpersonen, die Gegenstand einer Whistleblowing-Beschwerde sind, müssen stets darüber informiert werden, wie ihre Daten verarbeitet, verwaltet und gespeichert werden. Außerdem müssen die Betroffenen über die Einrichtung eines Whistleblowing-Kanals darüber informiert werden, wie die einzelnen Meldungen entgegengenommen und verwaltet werden.

Die maximale Frist für die Unterrichtung der betroffenen Personen beträgt ein bis drei Monate. Dies gilt für beide Seiten, unabhängig davon, ob die Informationen aus einer anonymen Quelle stammen oder ob die Daten des Informanten mitgeteilt wurden.

Behandlung von vertraulichen und anonyme Meldungen, bei der Einrichtung von Whistleblowing-Kanälen

Von anonymen Hinweisen wird manchmal abgeraten. Der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB) hat in der Vergangenheit sogar von der Anonymität abgeraten. Der Grund dafür ist, dass die Kenntnis der Quelle der Informationen zum Schutz des Hinweisgebers beiträgt und die Untersuchung des Falles erleichtert.

Anonymes Whistleblowing (z. B. durch eine digitale Whistleblowing-Lösung) bietet jedoch ein noch höheres Maß an Schutz für den Whistleblower, der andernfalls mit Vergeltungsmaßnahmen oder negativen Konsequenzen rechnen muss, wenn er sich meldet. Anonyme Meldungen ermöglichen es dem Hinweisgeber, selbst für den Empfänger der Meldung unerkannt zu bleiben, wodurch die Integrität der weitergegebenen Informationen gewährleistet wird.

Es versteht sich von selbst, dass alle Informationen, die mittels eines Whistleblowing-Kanals übermittelt werden, vertraulich sind, unabhängig davon, ob ihre Herkunft bekannt ist oder ob die Quelle anonym ist.

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