5 Tipps für den Umgang mit internen Whistleblowing-Untersuchungen 

Wenn eine Organisation eine Whistleblowing-Meldung erhält, muss sie sicherstellen, dass sie richtig reagiert. Daher ist es hilfreich, mit wirksamen Richtlinien, Verfahren und Systemen auf eine faire und zügige Untersuchung von Meldungen vorbereitet zu sein.  

Wir haben fünf wichtige Schritte zusammengefasst, die Unternehmen bei der Bearbeitung internen Untersuchungen von Whistleblowing-Fällen anwenden sollten.    

5 Tipps zum Umgang mit Whistleblowing-Untersuchungen: 

1. Sammeln Sie Informationen 

2. Setzen Sie Erwartungen 

3. Wählen Sie ein Untersuchungsteam aus 

4. Feedback geben 

5. Rückmeldung geben 
   
   

1. Sammeln Sie alle Informationen:  

Holen Sie zu Beginn der Untersuchung so viele Informationen wie möglich ein, um festzustellen, ob es sich bei der Beschwerde tatsächlich um eine Whistleblowing-Angelegenheit handelt oder um etwas, das von der Personalabteilung bearbeitet werden kann. Sie können dies über ein Online-Whistleblowing-System, einen telefonischen Nachrichtendienst oder sogar mittels eines Briefes per Post tun. 

Sobald feststeht, dass es sich um eine Whistleblowing-Angelegenheit handelt, sollten Sie alle Informationen sorgfältig prüfen und regelmäßig neu bewerten, denn eine Meldung könnte eine Flut ähnlicher Meldungen auslösen.   

2. Erwartungen setzen:  

Die Festlegung von Erwartungen kann verhindern, dass negative Gefühle aufkommen und der Hinweisgeber den Eindruck gewinnt, dass nichts unternommen wird.   

Die Bearbeitung einer Meldung kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Erklären Sie dem Hinweisgeber daher, wie Sie auf die Informationen reagieren werden und dass jede einzelne Meldung vertraulich behandelt wird.   

Sobald Sie einen geschätzten Zeitrahmen für die Untersuchung haben, informieren Sie den Hinweisgeber. Wenn Sie ein Unternehmen in der EU sind, sollte dies im Einklang mit der EU-Whistleblowing-Richtlinie geschehen, die eine Frist von sieben Tagen für die Bestätigung des Eingangs der Meldung und von drei Monaten für die Rückmeldung vorsieht.   

3. Team auswählen:  

Entscheiden Sie, wer an dem internen Untersuchungsteam für Whistleblowing beteiligt sein wird. Handelt es sich um ein internes Rechtsteam, der Personal- oder Risikoabteilung oder einen externen Rechtsanwalt? Alle Personen, die potenziell mit der Anschuldigung in Verbindung stehen, sollten natürlich nicht an der Leitung der Untersuchung beteiligt sein. Beachten Sie, dass es sich dabei um mehr Personen handeln könnte, als diejenigen, die vom Hinweisgeber genannten und dass das Fehlverhalten auch ein größeres Ausmaß haben kann, als ursprünglich angenommen. 

4. Geben Sie angemessenes Feedback:  

Informieren Sie den Whistleblower so detailliert wie möglich über die Untersuchung, das Ergebnis und die getroffenen Maßnahmen (unter Berücksichtigung der Vertraulichkeit). Auf diese Weise kann der Hinweisgeber erkennen, dass seine Meldung umfassend untersucht wurde, was langfristige Beschwerden unwahrscheinlicher macht. Und wie bereits erwähnt, schreibt die EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen vor, dass dies innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung geschehen muss.  

Führen Sie Aufzeichnungen über alle Informationen, die unternommenen Schritte und die wichtigsten Entscheidungen, die während der Untersuchung getroffen wurden. Achten Sie vor allem darauf, diese Daten zu schützen und die Vertraulichkeit zu wahren, und beachten Sie auch alle lokalen Gesetze zur Löschung von Daten. 

5. Nachsorge:  

Wenn der Hinweisgeber seine Identität preisgibt, sollten Sie nicht vergessen, nach ihm zu sehen. Auf diese Weise können Sie mögliche Vergeltungsmaßnahmen frühzeitig erkennen und unterbinden. Die Mitarbeiter müssen sich frei fühlen, ihre Bedenken ohne Repressalien zu äußern, damit das Unternehmen für alle Beteiligten ein sicherer Arbeitsplatz bleibt. 

Lesen Sie weiter: Wie man Mitarbeiter ermutigt, Fehlverhalten zu melden 

Wie Whistlelink helfen kann

Ein Whistleblowing-System kann einer Organisation dabei helfen, Fälle auf gut strukturierte Weise entgegenzunehmen, zu bearbeiten und Rückmeldungen zu geben sowie Informationen zu speichern und sicher mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren.  

Das Whistleblowing-System von Whistlelink ist so aufgebaut, dass es erstens für eine Person einfach ist, eine Meldung zu machen, und zweitens für die Organisation, Fälle zu verwalten. Dies soll dazu beitragen, dass die Ermittlungen reibungslos und im Einklang mit der EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen ablaufen.  

Das Fallverwaltungsmodul hilft einer Organisation, alle gesammelten Informationen zu einem Fall an einem Ort und sicher aufzubewahren. Es unterstützt auch vertrauliche Zwei-Wege-Gespräche zwischen der Organisation und dem Whistleblower. Dies bietet eine einfache Lösung, um Feedback zu geben, ohne den Hinweisgeber zu identifizieren, und Whistlelink warnt die Organisation selbständig, wenn eine Frist abläuft.  

Möchten Sie über ein Whistleblowing-System für Ihre Organisation sprechen? Bitte kontaktieren Sie uns oder buchen Sie eine kostenlose Demo! 

Darüber hinaus können die Partner von Whistelink Organisationen bei internen Whistleblowing-Untersuchungen helfen. Um einen Partner zu finden, der für Ihre Organisation geeignet ist, besuchen Sie unsere Partner Arena.