1. Alle Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern müssen sichere interne Kanäle einrichten, an die sich Whistleblower vertraulich wenden können. Die Meldekanäle können innerhalb des Unternehmens oder bei externen Dienstleistern betrieben werden.
2. Bei der Umsetzung interner Berichtswege sind die Beteiligungsrechte des Betriebsrats zu beachten.
3. Der Arbeitgeber muss die Personen, die für die Bedienung der internen Meldewege zuständig sind, angemessen schulen. Sie müssen über das erforderliche Fachwissen verfügen und die Untersuchungen selbständig durchführen.
4. Das interne Meldesystem muss schriftliche und/oder mündliche Meldungen zulassen. Die meldende Person kann auch um persönlichen Kontakt bitten, z. B. ein persönliches Treffen oder eine Videokonferenz.
5. Es besteht keine Verpflichtung, nur anonyme Meldungen zuzulassen, aber das Gesetz schreibt vor, dass alle Meldewege auch jede eingehende anonyme Meldung bearbeiten müssen.
6. Die Vertraulichkeit der Identität der geschützten Personen muss in jeder Phase des Verfahrens
gewahrt werden, einschließlich des Schutzes der in einem Bericht erwähnten Personen vor Enttarnung.
7. Der Eingang jeder Meldung muss dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden.
8. Es muss festgestellt werden, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des Whistleblower-Schutzgesetzes fällt, und die Meldung muss auf Plausibilität geprüft werden.
9. Der Hinweisgeber muss innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über die Folgemaßnahmen oder die Untersuchung erhalten.
10. Die Umkehr der Beweislast bedeutet, dass die Arbeitgeber nachweisen müssen, dass die Repressalien nicht mit der Meldung von Missständen zusammenhängen.
11. Über jede eingegangene Meldung und den Vorgang müssen Aufzeichnungen geführt werden. Die Dokumentation muss spätestens drei Jahre nach Abschluss des Prozesses gelöscht werden.
12. Informationen, die unter die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) fallen, können im Rahmen von Hinweisgebersystemen und -verfahren verarbeitet werden. Das Whistleblowing-System muss geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit der dabei zwangsläufig erhobenen personenbezogenen Daten zu wahren. Der Zugang zu diesen Informationen muss eingeschränkt werden. Das Auskunftsrecht der betroffenen Personen gemäß Artikel 14 der Datenschutz-Grundverordnung kann nicht generell angewandt werden, da dies das Risiko birgt, weitere Untersuchungen zu erschweren.
Die Verpflichtung zum Schutz von Hinweisgebern bezieht sich auf die rechtliche und ethische Verantwortung von Organisationen, Personen zu schützen, die Fehlverhalten oder illegale Aktivitäten am Arbeitsplatz melden.
Wenn ein Whistleblower behauptet, durch die Offenlegung einen Nachteil erlitten zu haben, wird davon ausgegangen, dass die Maßnahme eine Vergeltungsmaßnahme des Arbeitgebers darstellt. Whistleblower können im Falle einer verbotenen Vergeltungsmaßnahme Schadensersatz von ihrem Arbeitgeber verlangen.
1. Persönliche Streitigkeiten oder Forderungen im Zusammenhang mit einem ausschließlich persönlichen Interesse der meldenden Person.
2. Berichte, die bereits durch EU- oder nationale Rechtsakte geregelt sind.
3. Berichte, die sich auf die nationale Sicherheit oder die Beschaffung von Verteidigungsgütern beziehen, es sei denn, sie fallen unter einschlägiges EU-Recht.
4. Verstöße gegen die internen Unternehmensrichtlinien.
5. Bösgläubige Meldungen.
Der Schutz endet auch, wenn sich herausstellt, dass die Meldung vorsätzlich oder grob fahrlässig erfolgt ist.
Um das deutsche Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern zu erfüllen, sollten Organisationen:
Der Arbeitgeber muss eine Person benennen, die für die Verwaltung des Meldesystems verantwortlich ist, und ein Verfahren zur Untersuchung von Hinweisen auf Missstände genehmigen. Diese Person oder Stelle muss die Befugnis haben, bei Bedarf Nachforschungen anzustellen und anschließend einen Bericht darüber zu erstellen, ob die Ansprüche des Whistleblowers berechtigt sind.
Die internen Whistleblowing-Kanäle müssen für alle Beteiligten leicht zugänglich sein und schriftliche, mündliche und anonyme Eingaben ermöglichen. Digitale Plattformen oder Whistleblower-Systeme wie die All-in-One-Lösung von Whistlelink können eine wertvolle Unterstützung für das organisierte Management von Whistleblowing bieten.
Für alle im internen Meldesystem eingegangenen Meldungen müssen Aufzeichnungen geführt werden. Der Hinweisgeber muss innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über die Untersuchung und mögliche Maßnahmen erhalten. Spätestens drei Jahre nach Abschluss der Untersuchung sollten alle Unterlagen gelöscht werden.
Die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen müssen eine Kombination aus organisatorischen und technischen Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie die Integrität und Vertraulichkeit der gemeldeten personenbezogenen Daten zu schützen. Während des gesamten Prozesses muss ein geeignetes Verschlüsselungssystem verwendet werden. Die gesamte Verarbeitung personenbezogener Daten muss in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung erfolgen.
Schulung der Mitarbeiter über die Rechte und Verfahren von Hinweisgebern. Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter ihre Rechte und den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen kennen und wissen, wie wichtig es ist, Missstände zu melden, die sie beobachten.
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