Warum eine E-Mail-Lösung für Whistleblowing nicht gut genug ist

Wenn Sie einen Whistleblowing-Service implementieren möchten, kann es verlockend sein, eine einfache, kostengünstige und schnelle Lösung zu verwenden, z. B. die Einrichtung einer internen E-Mail-Adresse für Whistleblowing-Meldungen. Dies könnte jedoch ein großer Fehler sein und schwerwiegende Folgen für Ihre Organisation sowie Ihre Mitarbeiter haben. In diesem Artikel listen wir vier Gründe auf, warum Sie E-Mail nicht als Ihren internen Meldekanal für Hinweisgeber verwenden sollten.

1. Datensicherheit und Sicherheit
2. Einhaltung des Whistleblower-Gesetzes
3. Vertrauenskultur schaffen
4. Vertraulichkeit und Anonymität
   

„Wir bekommen sowieso nie Whistleblowing-Fälle“

Es ist aus mehreren Gründen wichtig, eine Whistleblowing-Lösung zu haben, auch wenn Sie anfänglich keine Meldungen erhalten:

1. Förderung einer Kultur der Integrität: Das Vorhandensein einer Whistleblowing-Lösung zeigt, dass sich die Organisation ethischem Verhalten verpflichtet fühlt und bereit ist, auf die von Mitarbeitern geäußerten Bedenken einzugehen.
   
   
2. Fehlverhalten aufdecken: Eine Whistleblowing-Lösung kann dabei helfen, Fehlverhalten aufzudecken, das auf andere Weise möglicherweise nicht erkannt wurde. Dies kann dazu beitragen, Reputationsschäden oder finanzielle Verluste der
   Organisation zu vermeiden .
   
   
3. Einhaltung der Rechtsvorschriften: Die EU-Whistleblowing-Richtlinie macht es für alle europäischen Organisationen mit mehr als 250 Mitarbeitern gesetzlich vorgeschrieben, interne Meldekanäle einzurichten. Auch für kleinere Arbeitgeber rückt die Frist näher . Das Versäumnis, eine sichere Whistleblowing-Lösung zu implementieren, kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
   
   
4. Verbessertes Risikomanagement: Eine Whistleblowing-Lösung kann helfen, potenzielle Risiken innerhalb der Organisation zu identifizieren und anzugehen. Indem Mitarbeiter ermutigt werden, Bedenken zu melden, kann die Organisation potenzielle Probleme proaktiv angehen, bevor sie zu größeren Problemen eskalieren.
   

„Aber wir haben eine E-Mail-Lösung und die reicht uns.“

Hier sind vier Gründe, die Sie beachten sollten, warum eine E-Mail-Whistleblowing-Lösung für Whistleblower-Meldungen nicht ausreicht.

1. Datensicherheit und Sicherheit

Auch wenn eine E-Mail-Lösung aus rein rechtlicher Sicht angemessen sein mag, muss man fairerweise sagen, dass sie aus Sicherheitssicht alles andere als akzeptabel ist.

• E-Mail ist keine sichere Form der Kommunikation, und Daten in E-Mails sind nicht verschlüsselt. E-Mails können nicht nur von anderen gelesen, sondern auch inhaltlich verändert werden.
  
• Unbefugte, beispielsweise eine IT-Abteilung, können problemlos auf alle Informationen zugreifen. Dies bedeutet, dass die Integrität der Daten und die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gefährdet sind.
  
• E-Mail-Dokumente zum Hinweisgeberfall werden nicht sicher in Hochsicherheitsrechenzentren gespeichert, sodass die Einhaltung der DSGVO nicht gewährleistet werden kann.
  
  

2. Einhaltung des Whistleblower-Gesetzes und der EU-Richtlinie

Es ist wichtig, Aufzeichnungen über alle Whistleblowing-Aktivitäten zu führen, aber dies kann bei der Verwendung von E-Mail schwierig sein, da es einfach ist, Nachrichten zu löschen oder zu ändern.

Auch die EU-Whistleblowing-Richtlinie schreibt Organisationen vor, bestimmte Fristen beim Umgang mit Whistleblower-Meldungen einzuhalten. Ein Hinweisgebersystem hilft Ihnen bei der Einhaltung der Gesetze durch:

• Um Ihnen Benachrichtigungen über wichtige Dinge zukommen zu lassen, z. B. den Erhalt einer Meldung oder bevorstehende Fristen für die Rückmeldung an den Hinweisgeber.
  
• Erleichterung der Einhaltung bestimmter Fristen (z. B. Feedback geben oder Fälle löschen).
  
• Den Überblick über die gesamte Dokumentation eines Whistleblower-Falls behalten, was die Bearbeitung des Falls einfacher und effizienter macht.
  
• Ermöglicht den Export von Statistiken.
  
• Sorgen Sie für eine sichere Kommunikation mit der meldenden Person
  

3. Schaffen Sie Vertrauen und Zuversicht mit der Organisation

Eine E-Mail-Lösung ist eine schlechte Wahl für das Whistleblowing, da sie nicht die notwendige Übersicht bietet, um sicherzustellen, dass Bedenken angesprochen werden. Wenn Sie ein Anliegen per E-Mail äußern, gibt es keine Garantie dafür, dass es gesehen wird oder dass entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Das Vertrauen potenzieller Hinweisgeber zu gewinnen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass relevante Meldungen übermittelt werden. Die Mitarbeiter müssen sich sicher fühlen und dem System und der Art und Weise, wie Berichte verwaltet werden, vertrauen können. Eine ausgelagerte Whistleblower-Lösung wird:

• Erhöhen Sie das Vertrauen innerhalb der Organisation
• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie Whistleblowing ernster nehmen, indem Sie tatsächlich in eine sichere Lösung investieren.
  
  

4. Vertraulichkeit und Anonymität

Wenn Sie eine E-Mail senden, kann diese zu Ihrem E-Mail-Konto zurückverfolgt werden, was häufig mit Ihrem Namen und persönlichen Daten verbunden ist. Studien haben gezeigt, dass die Möglichkeit, Fehlverhalten vertraulich oder sogar anonym zu melden, die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöht, dass Mitarbeiter die Whistleblowing-Lösung nutzen. Eine E-Mail-Lösung wird:

• Erschweren Sie es dem Hinweisgeber, indem Sie ihn auffordern, eine E-Mail zu erstellen
• Immer mit einer anderen E-Mail oder Telefonnummer verknüpft sein
• Whistleblowing nicht sicherer für Ihre Mitarbeiter machen
  

Erwägen Sie Alternativen zu Whistleblowing-Lösungen per E-Mail

Insgesamt mag sich die Verwendung von E-Mail für Ihre Whistleblowing-Lösung bequem anfühlen, aber es ist aufgrund der mangelnden Vertraulichkeit, der unsicheren Kommunikation, der begrenzten Aufsicht und der schwierigen Dokumentation kein idealer Kanal für das Whistleblowing. Es wird Ihnen weder dabei helfen, das Whistleblower-Gesetz einzuhalten, noch dazu beitragen, dass sich Ihre Mitarbeiter sicher fühlen, oder sie dazu ermutigen, potenzielles Fehlverhalten in Ihrer Organisation offenzulegen.

Aufgrund der Nachteile von E-Mail-basierten Lösungen lohnt es sich, über die Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems nachzudenken . Dies ermöglicht Ihnen eine sichere und anonyme Zwei-Wege-Kommunikation mit dem Hinweisgeber, hilft Ihnen bei der Einhaltung von Fristen und macht es Ihnen leicht, gesetzliche Anforderungen in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit einzuhalten.

Ein digitales Hinweisgebersystem

wird auch das Vertrauen der Mitarbeiter stärken und sie ermutigen, Unregelmäßigkeiten ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen zu melden. Es könnte dazu führen, dass sie sich eher intern zu Wort melden, anstatt sich an die Behörden oder sogar die Medien zu wenden.

• Weitere Hilfe bei der Auswahl eines Hinweisgebersystems finden Sie in unserer Checkliste.

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