Sollten Sie eine Belohnung für Hinweisgeber in Aussicht stellen?

Gastbeitrag von Błażej Wągiel Rechtsanwalt und Inhaber der Kanzlei IPSO Legal, Polen – Ein paar Worte zu Anreizsystemen für die interne Berichterstattung.

Mit der dritten Auflage des polnischen Gesetzentwurfes zum Schutz von Hinweisgebern wurde die Verpflichtung eingeführt, ein Anreizsystem in das interne Meldeverfahren aufzunehmen. Mit anderen Worten, es soll ein System eingeführt werden, welches dem Hinweisgeber eine Belohnung in Aussicht stellt.

Das Anreizsystem soll den Hinweisgeber ermutigen, seine Meldung über interne Meldewege zu übermitteln. Infolgedessen werden Verstöße oder Fehlverhalten innerhalb der Organisation gehandhabt und nicht extern gemeldet oder der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Ein wichtiger Hinweis: Jede Organisation kann für sich entscheiden, welche Form von Anreizen sie einsetzt.

Ist eine finanzielle Belohnung für den Hinweisgeber die einzig wirksame Förderung?

Glauben Sie, dass eine finanzielle Entschädigung für den Hinweisgeber der effektivste Weg ist, um die Meldung von Fehlverhalten zu fördern? Nichts könnte falscher sein! Wenn der Hinweisgeber beispielsweise Bedenken hinsichtlich Vergeltungsmaßnahmen hat oder dass eine interne Stelle den Fall prüfen wird, sind solche Belohnungen für ihn nicht attraktiv.
Es versteht sich von selbst, dass die Einrichtung eines funktionierenden Anreizsystems für die Organisation von Vorteil ist. Eine Meldung eines externen Whistleblowers über Fehlverhalten (an Medien oder staatliche Behörden) kann schwerwiegende negative Folgen sowohl für die Organisation, als auch für den Hinweisgeber selbst haben.

Leider kann die zweifache Haltung gegenüber Whistleblowern dazu führen, dass ihnen „subtile“ Vergeltungsmaßnahmen drohen, selbst wenn ihnen ein angemessener Rechtsschutz gewährt wird. Beispiele für ein solches Verhalten sind das Ignorieren durch Kollegen, erhöhte Arbeitskontrolle oder Entfremdung.
Die große Frage lautet also: Wie sollte eine Organisation die interne Berichterstattung fördern, um die externe Berichterstattung auszuschließen und Schaden zu vermeiden?
Bevor entschieden wird, was als Anreiz in das interne Meldeverfahren aufgenommen werden soll, ist es wichtig zu überlegen, welche Richtlinien befolgt werden müssen, damit das System effektiv ist.

Die Zusammenarbeit mit einem Hinweisgeber zahlt sich aus

Zunächst einmal ist es finanziell sinnvoll, Unregelmäßigkeiten zu melden. Offensichtlich wirken sich Diebstahl oder Verschwendung am Arbeitsplatz auf die Betriebskosten eines Unternehmens aus. Diese Kosten könnten reduziert werden, wenn Mitarbeiter melden, dass etwas nicht stimmt.
Zweitens kann eine Whistleblowing-Kultur negativen Phänomenen am Arbeitsplatz entgegenwirken. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihre Kollegen ihr Verhalten melden können, werden sie es weniger riskieren, es zu begehen. Im Wesentlichen kann die Förderung von Whistleblowing der beste Weg sein, um unethisches Verhalten zu stoppen.

Bewusstes Personal

Damit ein Hinweisgeber-Schutzsystem wirksam ist, müssen die Mitarbeiter angemessen im Whistleblowing geschult werden. Bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter sollten Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren:

1. Welches Verhalten wird von der Hinweisgeber-Richtlinie abgedeckt (verwenden Sie zur Veranschaulichung konkrete Beispiele, um Missverständnisse zu vermeiden)
2. Wie sollten Unregelmäßigkeiten gemeldet werden?
3. Welcher Schutz wird dem Hinweisgeber gewährt?
4. Wie wird das Meldeverfahren aussehen?

Diese Elemente sollten sicherstellen, dass jeder weiß, was im Falle eines Verstoßes zu tun ist.

Vergeltungsmaßnahmen entgegenwirken

Wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter etwaiges Fehlverhalten offenlegen, müssen Sie ihnen auch versichern, dass sie nicht haftbar gemacht werden. Sie können dies tun, indem Sie eine Kultur der offenen Kommunikation fördern. Dies ist jedoch zeitaufwändig und es ist daher eine gute Idee, Ihren Mitarbeitern ein anonymes Meldetool zur Verfügung zu stellen. Diese Art der Kommunikation kann für einen Hinweisgeber, der bereit ist, weitere Einzelheiten preiszugeben, aber Angst vor Vergeltungsmaßnahmen hat, einen großen Unterschied ausmachen.

Oder vielleicht belohnen wir den Hinweisgeber einfach, indem wir ihn bezahlen?

Selbstverständlich kann eine solche Lösung in das interne Meldeverfahren aufgenommen werden. Dies wirft jedoch einige praktische Fragen auf:

• Werden alle Meldungen belohnt oder nur die wichtigen?
• Wenn nur einige Berichte ausgezeichnet werden, wie müssen sie sich dann voneinander unterscheiden?
• Wie viele wichtige Informationen muss der Hinweisgeber preisgeben, um die Belohnung zu erhalten?
• Was ist, wenn ein Hinweisgeber, der nicht belohnt wurde, beschließt, das Fehlverhalten das nächste Mal nicht zu melden oder schlimmer noch, eine öffentliche Offenlegung vorzunehmen?
• Und schließlich: Kann es sich die Organisation leisten, scheinbar unwichtige Eingaben zu ignorieren?

Die Entscheidung, Hinweisgeber zu belohnen, gibt ihnen die Gewissheit, dass ihre Handlungen geschätzt werden, und kann das Risiko von Vergeltungen kompensieren. Andererseits kann ein solches System die Zahl an Meldungen erhöhen.

Wenn Sie sich also für diese Maßnahme entscheiden, sollten Sie die Regeln für die Gewährung der Belohnung sorgfältig definieren. Es ist wichtig festzulegen, dass der Hinweisgeber erst dann belohnt wird, wenn eine Untersuchung die Meldung verifiziert hat und diese für glaubwürdig gehalten wird.

Wissenswertes: Qui tam

Die Vereinigten Staaten haben eine spezielle Lösung, bei der Whistleblower erhebliche finanzielle Vorteile aus den von ihnen gemeldeten Informationen ziehen können. Der False Claims Act (FCA) erlaubt es jeder Person (oder Gruppe von Personen), im Namen der Regierung eine sogenannte „qui tam“-Klage einzureichen. In solchen Fällen werfen sie dem Täter Betrug gegenüber der Bundesregierung vor.

Die Qui-Tam-Klage ermöglicht es der Regierung, Gelder zurückzufordern, die aufgrund des Betrugs der beklagten Organisation verloren gegangen sind. Bei dieser Art der Klage wird der Hinweisgeber finanziell belohnt, wenn der Fall gewonnen wird (die Belohnung beträgt ca. 15-30 % des zurückgeforderten Betrags).

Der Name kommt vom lateinischen Sprichwort „qui tam pro domino rege quam pro se ipso in hac parte sequitur“, was „ „[er,] der in dieser Sache für den Herrn König so [wie] für sich selbst klagt“ bedeutet.

Haben Sie Fragen zur neuen Hinweisgeber-Richtlinie in Polen? Kontaktieren Sie uns unter office@ipsolegal.pl oder wenden Sie sich an den Autor Błażej Wągiel, Rechtsanwalt bei IPSO Legal – einem Partner von Whistlelink.

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