Sehr geehrte(r) [Mitarbeiter*in]

Es ist uns wichtig, sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter*innen in einem sicheren, fairen und transparenten Arbeitsumfeld tätig sein können. Wir fordern jeden auf, eine Meldung einzureichen, wenn ein Verdacht auf eine unrechtmäßige Aktivität oder ein Fehlverhalten bei [Name des Unternehmens] vorliegt. Wir möchten ebenfalls, dass Sie sich sicher fühlen können, wenn Sie einen Bericht einreichen, und dass Sie wissen, dass wir diesen ernst nehmen werden.

[Name des Unternehmens] hat daher ein neues Online-Whistleblowing-System – Whistlelink – implementiert. Whistelink ist ein sicheres und geschütztes Whistleblowing-System, das es Ihnen ermöglicht, bei einem Verdacht auf Fehlverhalten einfach und anonym einen Hinweis geben zu können.

Der Zugang zum Whistleblowing-System ist einfach. Sie gehen ganz einfach auf [Unternehmensname.whistlelink.com] wo Sie alle relevanten Informationen dazu finden, wie Sie einen Bericht einreichen und wie dieser behandelt wird. Sie können immer unter [z. B. Unternehmens-Website/Link-Adresse] auf das System zugreifen.

Um eine Meldung zu machen, klicken Sie auf Hier Bericht einreichen und füllen das Berichtsformular so gut wie möglich aus. Sie entscheiden, wie viele Informationen Sie mitteilen. Es besteht keine Pflicht, personenbezogene Daten anzugeben und Sie bleiben während des gesamten Verfahrens anonym.

Nachdem Sie einen Bericht eingereicht haben, werden die ausgewiesenen Eigentümer, [Name/Abteilung], diesen erhalten und eine erste Einschätzung vornehmen, um zu ermitteln, ob eine Behandlung im Whistleblowing-System angemessen erscheint. Falls dies der Fall ist, wird dem Bericht eine eindeutige Fallnummer zugeordnet, die Ihnen zusammen mit einem Verifizierungscode übermittelt wird. Sie können den Verifizierungscode verwenden, um zusätzliche Informationen nachzureichen oder den Bearbeitungsfortschritt des Falls einzusehen. Wir werden Ihnen die Kenntnisnahme Ihres Berichts innerhalb von sieben Tagen bestätigen und Ihnen innerhalb von 90 Tagen eine Rückmeldung geben.

Es liegt in unserer Verantwortung als Unternehmen, Sie darüber zu informieren, dass das Vorhandensein einer Whistleblowing-Lösung dazu führen könnte, dass Sie in einem Bericht genannt werden. Dies könnte in Form eines mutmaßlichen Täters, eines mutmaßlichen Opfers, eines Zeugen oder einer anderen Instanz erfolgen. Wie bereits erwähnt bleiben Sie anonym, wenn Sie die Person sind, die den Bericht einreicht.

Sie können einen Verdacht auf Fehlverhalten auch extern bei einer zuständigen Stelle melden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter [Unternehmensname.whistlelink.com].

Falls Sie diesbezüglich Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an [name].

Vielen Dank für Ihre kontinuierlichen Bemühungen und Ihre Unterstützung, damit [Name des Unternehmens] ein sicherer und ansprechender Arbeitsplatz sein kann.

Beste Grüße, [name].