Zákon o ochraně oznamovatelů je platný od 1. srpna 2023, malé a střední firmy mají čas do 15. prosince

Nový český zákon o ochraně oznamovatelů zavede od 1. srpna 2023 povinně zřízení oznamovacího systému pro společnosti s 250 a více zaměstnanci. Malé a střední podniky mají výjimku do 15. prosince 2023. V tomto článku Kateřina Nešpůrková a spoluautor Lívia Djukić z advokátní kanceláře Havel & Partners nabídnou své postřehy a rozeberou dopady českého zákona o whistleblowingu na firmy v České republice.  

Legislativní proces, kterým Česká republika implementovala Směrnici EU o whistleblowingu, trval téměř tři roky. Postupně vznikly tři návrhy zákonů, projednávaly ho dvě Poslanecké sněmovny. Rok a půl po termínu stanoveném Evropskou unií na 17. 12. 2021, donucena vysokou pokutou v řádech desítek milionů korun, Česká republika konečně legislativní proces dokončila. Jako jedna z posledních zemí EU – za ní zůstaly už jenom Polsko a Estonsko. 

Zákon o ochraně oznamovatelů schválený Poslaneckou sněmovnou sice podporu v Senátu nezískal, ale pan prezident nezaváhal, a zákon minulý týden podepsal. V tuto chvíli je již zřejmé, že zákon bude publikován ve Sbírce zákonů ČR do konce června a jeho účinnost nastane 1. srpna 2023. 

Do kdy musíte mít vnitřní oznamovací systém v provozu? 

Jste-li zaměstnavatelem s 250 a více zaměstnanci, pak již k 1. srpnu 2023. Český zákonodárce neschválil odklad účinností sankcí (jako učinilo např. sousední Slovensko), a proto teoreticky Ministerstvo spravedlnosti může hned od prvního dne účinnosti zákona kontrolovat plnění všech povinností dle nového zákona. 

Zaměstnáváte-li více než 50, ale méně než 250 zaměstnanců, máte čas na zavedení vnitřního oznamovacího systému nejpozději do 15. prosince 2023. I v tomto případě však doporučujeme se zavedením whistleblowingového řešení příliš neotálet – veřejný oznamovací kanál provozovaný Ministerstvem spravedlnosti je již v provozu a mohou jej využít všichni oznamovatelé, kteří nemají jinou (firemní) alternativu. 

Už jste vnitřní oznamovací systém zavedli? 

I v tomto případě doporučujeme se ujistit a zkontrolovat, že vaše oznamovací linka splňuje všechny požadavky nové legislativy. Kde bývají nejčastější omyly? 

• Skupinové oznamovací systémy český zákon nepodporuje a sdílení vnitřního oznamovacího systému je umožněno pouze některým entitám za dodržení zákonných pravidel. Pokud tedy máte zavedený pouze skupinový oznamovací systém, bude nutné jej revidovat a přizpůsobit lokálním požadavkům. 
  
  
• Novému zákonu musí své oznamovací systémy přizpůsobit i AML povinné entity, které již měly své oznamovací systémy zavedené podle dosavadních právních předpisů. Zákon o ochraně oznamovatelů sice AML povinné osoby mezi povinné osoby nezahrnuje, ale doprovodný změnový zákon, který byl přijat současně se zákonem o ochraně oznamovatelů, jim stanovuje povinnost přizpůsobit existující oznamovací systémy zákona o ochraně oznamovatelů při respektování specifik AML legislativy. 

V čem se český zákon odchyluje od požadavků evropské směrnice? 

Prosím přečtěte si více informací o navrhovaném českém zákoně o ochraně oznamovatelů v předchozím článku od Havel & Partners. Zde nám dovolte již jen shrnout ty nejdůležitější odchylky českého zákona od Směrnice EU o whistleblowingu. 

• Čeští oznamovatelé mohou oznamovat nejen podezření na porušení evropských předpisů ve vymezených oblastech, ale i podezření ze spáchání trestného činu nebo přestupku, za nějž hrozí pachateli pokuta ve výši alespoň 100 tisíc Kč. 
  
  

• České vnitřní oznamovací systémy musí být řízené fyzickými osobami – ne odděleními. Zákonodárce zavádí funkci tzv. příslušné osoby, která pod sankcí 100 tisíc Kč odpovídá za příjem oznámení, za dodržování zákonných lhůt pro komunikaci s oznamovatelem, za ochranu identity oznamovatele ale i skutečností v oznámení obsažených, které by mohly zmařit účel vyšetřování, za provedení vyšetřování, vedení zákonné evidence a návrh preventivních nebo nápravných opatření. 
  
  

• České povinné osoby musí zavést kanály, které umožní oznamovateli podat oznámení písemně, ústně a na žádost i osobně, zatímco podle směrnice stačilo zavést oznamování ústní nebo písemné. 
  
  

• Ochrana náleží i oznamovateli, který sice podal anonymní oznámení, ale jeho identita vyjde najevo později. 

Komu hrozí sankce při porušení nového zákona? 

• Pokud povinná osoba nezavede vnitřní oznamovací systém, neurčí příslušnou osobu nebo umožní, aby oznamovatel nebo ostatní chráněné osoby byli vystaveni odvetnému opatření, může být potrestána pokutou až 1 milion Kč. 
  
  

• Sankce dosahující výše až 100 tisíc Kč zákonodárce přichystal i pro příslušné osoby, které budou v organizacích najmenovány do těchto rolí a poruší některou svoji povinnost (např. neochrání identitu oznamovatele nebo informace obsažené v oznámení). 
  
  

• Potrestány však mohou být i další osoby (fyzické nebo právnické), které budou oznamovatelům bránit v podání oznámení nebo oznamovatele vystaví odvetným opatřením, a to pokutou až do výše 1 milionu Kč. Pokuta tak může být uložena např. členovi statutárního orgánu, nadřízenému či kolegovi oznamovatele nebo zaměstnavateli oznamovatele, který podal oznámení u obchodního partnera zaměstnavatele. 
  
  

• Osoba vystavená odvetnému opatření bude moci proti povinným subjektům vznést nárok na náhradu nemajetkové újmy, s tím, že v případném soudním sporu bude důkazní břemeno ležet na povinném subjektu. 
  

Kompetence v oblasti kontroly dodržování předpisů v oblasti ochrany oznamovatelů si mezi sebe rozdělilo Ministerstvo spravedlnosti jako ústřední orgán státní správy pro ochranu oznamovatelů a inspektoráty práce. 

Whistleblowingové řešení fairwhistle 

Ve spolupráci s naší sesterskou společností  FairData Professionals a.s. pomáháme našim klientům implementovat komplexní whistleblowingové řešení FairWhistle. Naše služby sestavujeme vždy na míru potřebám klienta – umíme pomoci jednorázově s implementací nebo revizí vnitřního oznamovacího systému včetně nastavení oznamovacích kanálů, procesů a interní dokumentace nebo dlouhodobě v podobě kompletního outsourcingu oznamovacího systému, kdy pro naše klienty spravujeme oznamovací kanály a vykonáváme funkci příslušné osoby. 

3 důvody, proč zvážit možnost outsourcingu 

• Whistleblowingové řešení FairWhistle umožňuje profesionální výkon funkce příslušné osoby nezávisle na společnosti – vy a vaši zaměstnanci se tak můžete dále soustředit na vaší běžnou agendu.   
  
  
• Společnost efektivně řídí rizika – naši compliance právníci jsou zastupitelní a k dispozici 24/7, výkon jejich činnosti je pojištěný, nenesete odpovědnost za výkon funkce příslušné osoby. 
  
  
• Outsourcing zvyšuje důvěryhodnost systému pro oznamovatele, který má jistotu, že oznámení prověřují nestranní, zkušení compliance právníci, u nichž nehrozí konflikt zájmů. 
  

Navštivte webové stránky společnosti Havel & Partners a zjistěte více o službách společnosti. Další informace o jejich řešení whistleblowingu naleznete na adrese  www.fairwhistle.cz  nebo kontaktujte přímo advokátní kancelář Havel & Partners. Rádi se s vámi podělí o své dlouholeté zkušenosti s whistleblowingem a doporučí vhodné řešení. 

Máte zájem o službu Whistlelink? Zjistěte více o našem systému a projděte si náš kontrolní checklist, kde se dozvíte více o zákoně o ochraně oznamovatelů a o tom, jak vám Whistlelink může pomoci s jeho dodržováním.  
 
Chcete probrat o možnost řešení whistleblowingu pro vaši organizaci? Objednejte si bezplatnou konzultaci!