Zadání: Jak vybrat nejlepší systém pro oznamovatele?

Směrnice EU o ochraně oznamovatelů stanoví, že všechny společnosti s více než 50 zaměstnanci musí zavést bezpečné kanály pro interní oznamování. Směrnice EU přesně nespecifikuje, jak by tyto kanály měly být navrženy nebo jak vybrat systém pro oznamovatele.

Při transpozici směrnice do vnitrostátních právních předpisů mohou členské státy provést vlastní výklad zákona. EU však uvádí několik požadavků, které musí být splněny. Proto se mnoho organizací rozhoduje pro implementaci řešení pro whistleblowery od externího dodavatele, třetí strany. Jedná se o vhodný způsob, jak splnit požadavky směrnice EU o whistleblowerech a také národní zákony o whistleblowerech.

Velkou otázkou ovšem je, jak vybrat ten nejlepší systém pro whistleblowery, spolehlivé řešení vhodné pro vaši organizaci?

Volba externího systému pro oznamování existuje v mnoha ohledech.

Bohužel není zaručeno, že všechny systémy budou splňovat požadavky směrnice o whistleblowingu. Více informací o tom, co je třeba zvážit při výběru systému pro oznamování, si můžete přečíst zde. Využití externího systému pro oznamovatele má několik výhod, mezi něž patří např:

• Ušetříte prostředky a budete mít vše rychle připraveno k provozu. Řešení pro whistleblowery v podobě služby SaaS je okamžitě připraveno k použití.
• Digitální whistleblowerský systém je dostupný 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a odkudkoli. Snadno si vytvoříte vlastní webovou stránku, kde mohou všichni zaměstnanci podat hlášení.
• Všechny informace o oznamovateli jsou důvěrné Nikdo v organizaci nemá přístup k informacím, které by mohly identifikovat oznamovatele.
• Díky externímu systému pro oznamovatele bude organizace signalizovat transparentnost, spolehlivost a etický přístup.

V tomto článku vám poskytneme důležité tipy na další body, které byste měli zvážit před výběrem a zavedením systému pro oznamovatele ve vaší organizaci.

Při výběru nejlepšího systému pro oznamovatele postupujte podle našeho kontrolního seznamu:

Zjistěte, zda vámi vybraný systém pro oznamovatele může nabídnout funkce, které jsou pro vás důležité, a věnujte zvýšenou pozornost technickým řešením týkajícím se procesu oznamování!

✔ Snadné používání 

Zajistěte, aby služba pro oznamovatele a interní kanály pro podávání zpráv byly intuitivní a snadno použitelné. Tím se zvýší šance, že je potenciální oznamovatelé využijí místo toho, aby podali oznámení externě mimo společnost (například médiím). Systém pro oznamovatele, který jste si vybrali, musí být snadno použitelný pro osoby, které budou případy přijímat a vyřizovat.

✔ Kanály

Vyberte si poskytovatele, který může nabídnout několik různých způsobů oznamování. Podle směrnice EU musí být umožněno podávat hlášení písemně nebo ústně, případně obojí. To se může lišit také podle vnitrostátních zákonů o oznamovatelích.

✔ Přílohy

Může oznamovatel v souvislosti s podáním oznámení nebo při zodpovídání následných otázek nahrát několik typů příloh (obrázky, zprávy, video/audio nahrávky)?

✔ Obousměrná komunikace

Existuje možnost bezpečné a anonymní obousměrné komunikace s oznamovatelem? Je to nezbytné pro získání odpovědí na doplňující otázky, ale také pro potvrzení, že oznámení bylo přijato. Je to také nutné, protože směrnice EU uvádí, že musíte oznamovateli poskytnout zpětnou vazbu ve lhůtě do 3 měsíců.

✔ Správa hlášení

Zkontrolujte proces přijímání a správy případů oznamovatelů. Je snadné předat případ správné osobě nebo oddělení? Je možné pro jednotlivé případy zajistit omezený přístup, nebo hlášení anonymizovat, např. za účelem získání rady od odborníků?

✔ Správa případů

Výběr řešení pro whistleblowery, které dokáže zvládnout vše od přijetí oznámení, komunikaci s oznamovatelem a dokumentaci vyšetřování v rámci jednoho systému, je moudrou volbou. Usnadňuje to vyšetřování a zvyšuje bezpečnost.

✔ Důvěrnost

Jak je v systému nakládáno s informacemi o oznamovateli? To se týká jak informací v případu oznamovatele, tak metadat (například IP adres). Nabízí systém oznamovateli možnost zůstat v průběhu celého procesu v anonymitě?

✔ Zpětná vazba

Jaké možnosti zpětné vazby anonymnímu oznamovateli systém nabízí? Lze snadno sledovat případ a dostávat oznámení ve stanoveném časovém rámci? Může systém přehledně zobrazit výsledky a statistiky případů oznamovatelů?

✔ Dostupnost

Je systém oznamování snadno dostupný pro každého? To platí nejen pro zaměstnance, ale i pro další skupiny, na které se vztahuje ochrana oznamovatelů. Jsou kanály pro oznamování přístupné nepřetržitě, z různých typů zařízení?

✔ Další služby

Zvažte, zda potřebujete další služby. Například správu příjmu případů nebo pomoc při vyšetřování případů oznamovatelů.

✔ Design

Lze systém přizpůsobit vaší organizaci a značce? Je možné změnit design formulářů a zpráv?

✔ GDPR (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

Vyberte si službu pro oznamovatele, která může zaručit, že všechny informace jsou uloženy na serverech v EU/EHP. Po rozsudku Schrems II již není možné využívat dohodu Privacy Shield mezi USA a EU pro předávání osobních údajů do třetí země.

✔ Bezpečnost údajů

Pečlivě zkontrolujte, jaká opatření jsou přijata k minimalizaci rizik narušení bezpečnosti údajů a úniku informací. Může se jednat například o dvoufaktorovou autentizaci uživatelů, šifrování dat, řízení přístupu a ochranu před vnějšími útoky. Jak často je systém zálohován a kde jsou zálohy uloženy?

✔ Jazyky

Pokud se ve vaší organizaci hovoří více jazyky, vyberte si systém pro oznamování, který podporuje vícejazyčnost. Pokud se vám podaří zajistit, aby se uživatelé cítili bezpečně díky svému jazyku, bude také větší šance, že budou chtít systém používat.

✔ Reference

Nezapomeňte si vyžádat reference od ostatních uživatelů! Jaké má poskytovatel zkušenosti s řešeními pro oznamovatele a jak dlouho působí v oboru?

Whistlelink dodává řešení pro whistleblowing spokojeným zákazníkům v celé Evropě již více než 10 let. Naše služba whistleblower je dostupná na vlastních webových stránkách 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Nabízíme 35 různých jazyků v přizpůsobeném, uživatelsky přívětivém digitálním řešení pro whistleblowery, kde jsou všechna data uložena na serverech v Evropě v souladu s GDPR. Kontaktujte nás a získejte demo a bezplatnou zkušební verzi!

Whistlelink poskytuje řešení pro whistleblowing spokojeným zákazníkům v celé Evropě již více než 10 let. Naše služba whistleblower je dostupná na vlastních webových stránkách 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Nabízíme 35 různých jazyků v přizpůsobeném, uživatelsky přívětivém digitálním řešení pro whistleblowery, kde jsou všechna data uložena na serverech v Evropě v souladu s GDPR. Kontaktujte nás a získejte demo a bezplatnou zkušební verzi!