Postupujte podle našeho průvodce níže nebo se podívejte na naše úvodní video, které vás seznámí s tím, jak nakonfigurovat Whistlelink a jak spravovat příchozí případy.
Jakmile určíte osoby, které mají spravovat příchozí případy, musíte je pozvat do systému Whistlelink. V systému existují čtyři různé uživatelské role: Vlastník, správce, zpracovatel případů a prohlížitel. Níže
Uživatele můžete zvát a spravovat v části Správa uživatelů, kterou najdete v hlavní nabídce. Uživatele můžete přidávat, upravovat nebo odebírat. Chcete-li přidat nového uživatele, klikněte na tlačítko Přidat nového uživatele a ve vyskakovacím okně vyplňte potřebné údaje. Pro zvýšení bezpečnosti nezapomeňte zapnout dvoufaktorové ověřování pomocí SMS.
Stránka hlášení je dodávána se standardním textem, ale máte možnost si ji přizpůsobit. Rozhodněte se, co chcete sdělit, a pak to jednoduše nahraďte. Pokud máte více jazyků, opakujte tento postup pro každý jazyk.
Příklady toho, co by mohlo být přidáno na úvodní stránku
V hlavní nabídce přejděte na stránku Whistleblowing a klikněte na položku Úvodní stránka. Najeďte na text, který chcete upravit, klikněte na ikonu úprav a ve vyskakovacím okně začněte provádět změny. Chcete-li přidat nový blok nebo adresu URL, najeďte na blok textu a klikněte na zelené znaménko plus. Prvky můžete také přeuspořádat kliknutím na šipky nahoru nebo dolů.
Jakmile budete s úpravami spokojeni, nezapomeňte web publikovat. Kliknutím na tlačítko Publikovat v pravé části stránky zpřístupníte své úpravy. Vedle tohoto tlačítka si můžete prohlédnout publikovaný web.
Formulář sestavy je dodáván se sadou standardních otázek a většina uživatelů v něm obvykle provádí změny. Můžete si zvolit, zda chcete zachovat stávající otázky, změnit je nebo přidávat a odebírat otázky podle vlastního uvážení. Mějte na paměti, že čím více otázek formulář hlášení obsahuje, tím snazší bude třídění hlášení. Otázky vám pomohou určit např;
V hlavní nabídce přejděte na stránku Whistleblowing a klikněte na tlačítko Podat oznámení. Najeďte na otázku, kterou chcete upravit, klikněte na ikonu upravit a ve vyskakovacím okně začněte provádět změny. Chcete-li přidat nový prvek, klikněte na zelené znaménko plus. Prvky můžete také nově uspořádat kliknutím na šipky nahoru nebo dolů.
Jakmile budete s úpravami spokojeni, nezapomeňte web publikovat. Kliknutím na tlačítko Aktualizovat v pravé části stránky zviditelníte své úpravy. Vedle tohoto tlačítka si můžete prohlédnout publikovaný web.
Once Voice Message is enabled, an icon will appear on the report form. The reporting person will be able to choose if they want to report by recording an audio message, or through the standard questionnaire. The duration of the voice recording can be up to 10 minutes long and it will create a new case in the case management module.
Přejděte na stránku Whistleblowing web – Nastavení – Informace o stránce a povolte hlasovou zprávu. Ujistěte se, že jste změny zveřejnili. Klikněte na tlačítko Aktualizovat na pravé straně stránky, aby byly vaše úpravy viditelné.
Na levé straně stránky s hlášením můžete přidat informace o dalších způsobech hlášení (telefonicky a poštou/e-mailem).
Přejděte na stránku Whistleblowing web – Nastavení – Kanály pro hlášení. Zaškrtněte políčka a vyplňte informace o telefonní lince (případně i provozní doba linky), případně poštovní adrese pro příjem hlášení. Ujistěte se, že jste změny zveřejnili. Klikněte na tlačítko Aktualizovat na pravé straně stránky, aby byly vaše úpravy viditelné.
Stránku s hlášeními i systém správy případů lze podrobně přizpůsobit. Níže je uvedeno několik dalších způsobů přizpůsobení nastavení.
Každá stránka s hlášením má svůj primární jazyk. V závislosti na plánu můžete přidat další jazyky.
Přejděte na stránku Whistleblowing – Nastavení – Jazyky. Označte jazyky a šipkou je „přesuňte“. Ujistěte se, že jste změny zveřejnili. Klikněte na tlačítko Aktualizovat na pravé straně stránky, aby byly vaše úpravy viditelné. Upozorňujeme, že všechny nově přidané bloky textu nebo otázky musí být přeloženy do jazyků, které jste přidali.
Stránku s hlášením lze přizpůsobit pomocí vlastního loga. V závislosti na plánu lze přidat také obrázek záhlaví a barvu titulku.
Přejděte na Whistleblowing web – Nastavení – Informace o značce a přizpůsobte si design. Ujistěte se, že jste změny zveřejnili. Kliknutím na tlačítko Aktualizovat na pravé straně stránky zviditelníte své úpravy.
Pro organizace, které přijímají větší množství případů, mají šablony zpráv o případech smysl a šetří čas i úsilí. Zprávy o případu umožňují vytvářet zprávy, které můžete použít při komunikaci s ohlašovatelem.
Chcete-li přidat novou šablonu, přejděte na stránku Whistleblowing Site – Settings – Case Message. Klikněte na tlačítko Přidat novou šablonu a po vytvoření zprávy ji uložte. Šablonu lze také přeložit do dalších jazyků. Chcete-li šablonu použít při komunikaci s oznamovatelem, klikněte na rozevírací prvek viditelný v případu v části Zprávy.
Přejděte na stránku Whistleblowing – Nastavení – Kanály hlášení. Označte zaškrtávací políčka a vyplňte informace. Nezapomeňte své změny publikovat. Kliknutím na tlačítko Aktualizovat na pravé straně stránky zviditelníte své úpravy.
Chcete-li upravit, přidat nebo odstranit interní kategorie, přejděte do Nastavení – Interní kategorie.
Interní kategorie jsou pouze způsobem kategorizace případů. Případ zůstává nekategorizovaný, dokud si uživatel nezvolí kategorii. Právě Interní kategorie mají vliv na statistiky, což znamená, že kategorie vybraná vykazující osobou je pouze ukazatelem, o jakou kategorii by se mohlo jednat.
Chcete-li upravit, přidat nebo odstranit interní kategorie, přejděte do Nastavení – Interní kategorie.
Zajištění bezpečnosti a ochrany informací a jejich správa v souladu s předpisy jsou klíčové.
Uzavřený případ zůstává přístupný, dokud není smazán. Během této doby jej lze znovu otevřít a všechny informace jsou čitelné pro každého, kdo má k případu přístup. Smazaný případ již nelze zobrazit ani znovu otevřít. Podle nařízení GDPR musí být případy smazány v určitých lhůtách.
Ve výchozím nastavení aplikace Whistlelink je uzavřený případ uložen po dobu 12 měsíců, než je smazán. Dle českého zákona o ochraně oznamovatelů, by se případy měly uchovávat po dobu pěti let. Chcete-li toto nastavení změnit, přejděte do Nastavení – Dodržování předpisů.
Zajistěte ochranu osobních uživatelských účtů zapnutím dvoufaktorového ověřování. To lze vynutit na úrovni organizace v části Správa uživatelů nebo se o tom může rozhodnout každý jednotlivý uživatel.
Přejděte na svou stránku Whistlelink (např. název společnosti.www.whistlelink.com), vyplňte formulář hlášení a odešlete jej.
Poté se přihlaste do svého řídicího panelu Whistlelink a zkontrolujte, zda vidíte právě odeslanou zprávu. Zkontrolujte také, zda určení Vlastníci a Správci obdrželi oznámení o novém hlášení. Pokud ne, zkontrolujte, zda jsou všechny e-mailové adresy v systému správně.
Nice to meet you!
VI TRÄFFAR DIG GÄRNA
Piacere di conoscervi
Z PRZYJEMNOŚCIĄ SPOTKAMY SIĘ Z TOBĄ
NE BUCURĂM DE CUNOȘTINȚĂ
ENCATADOS DE CONOCERTE
WIR FREUEN UNS AUF SIE!
ENCHANTÉ DE VOUS CONNAÎTRE !
TĚŠÍ NÁS, ŽE VÁS POTKÁVÁME
Vaše soukromí je pro nás důležité. Budeme vás kontaktovat pouze v případě, že se to týká našich řešení.
Předplatné můžete kdykoli zrušit. Další informace naleznete v našich Zásadách ochrany osobních údajů.
HAPPY TO MEET YOU!
Whistlelink values your privacy. We will only contact you about our solutions.
You may unsubscribe at any time. For more info, please review our Privacy Policy
