Proč e-mailové řešení pro whistleblowing nestačí?

Při hledání způsobu, jak zavést službu whistleblowingu, se může zdát lákavé použít jednoduché, levné a rychlé řešení, jako je například zřízení interní e-mailové adresy pro whistleblowingová hlášení. To by však mohla být velká chyba, která by mohla mít vážné důsledky pro vaši organizaci i zaměstnance. V tomto článku uvedeme čtyři důvody, proč byste neměli používat e-mail jako interní kanál pro oznamování whistleblowerů.

1. Bezpečnost a zabezpečení dat
2. Soulad se zákonem o whistleblowerech
3. Vytváření kultury důvěry
4. Důvěrnost a anonymita

„Případy whistleblowingu stejně nikdy nepřijímáme“

Je důležité mít plnohodnotné řešení pro whistleblowing, i když zpočátku žádné oznámení nedostanete, a to z několika důvodů:

1. Podpora kultury integrity: Zavedení řešení pro oznamování nekalého jednání ukazuje, že organizace se zavázala k etickému chování a je ochotna naslouchat obavám zaměstnanců.
2. Odhalení nesprávného jednání: Řešení pro whistleblowing může pomoci odhalit pochybení, které by nemuselo být zjištěno jinými prostředky. To může pomoci zabránit poškození pověsti organizace nebo finančním ztrátám.
3. Dodržování právních předpisů: Směrnice EU o whistleblowingu ukládá všem evropským organizacím s více než 250 zaměstnanci povinnost zavést interní kanály pro podávání zpráv. Termín se rychle blíží i pro menší zaměstnavatele. Nezavedení bezpečného řešení pro whistleblowing může mít právní důsledky.
4. Lepší řízení rizik: Řešení pro whistleblowing může pomoci identifikovat a řešit potenciální rizika v organizaci. Tím, že organizace povzbudí zaměstnance k hlášení obav, může proaktivně řešit potenciální problémy dříve, než přerostou ve větší problémy.

„Ale máme e-mailové řešení pro whistleblowing a to nám stačí.“

Zde jsou čtyři důvody, které je třeba mít na paměti, proč e-mailové řešení pro whistleblowing není pro oznámení whistleblowerů dostatečné.

1. Bezpečnost a zabezpečení dat

I když e-mailové řešení pro whistleblowing může být z přísně právního hlediska dostačující, je třeba říci, že z hlediska bezpečnosti zdaleka není přijatelné.

• E-mail není bezpečnou formou komunikace a data v e-mailech nejsou šifrována. Nejenže e-maily mohou číst ostatní, ale lze v nich měnit i obsah.
• Neoprávněné osoby, například oddělení IT, mohou snadno získat přístup ke všem informacím. To znamená, že je ohrožena integrita dat a důvěrnost týkající se identity oznamovatele.
• E-mailem zaslané dokumenty týkající se případu oznamovatele nejsou bezpečně uloženy v datových centrech s vysokým stupněm zabezpečení, což znamená, že nelze zaručit soulad s nařízením GDPR.

2. Soulad se zákonem o oznamovatelích a směrnicí EU

Je důležité uchovávat záznamy o všech aktivitách whistleblowerů, což však může být při používání e-mailu náročné, protože zprávy lze snadno vymazat nebo pozměnit. Směrnice EU o whistleblowingu také vyžaduje, aby organizace při vyřizování oznámení oznamovatelů dodržovaly určité časové rámce. Systém pro oznamovatele vám pomůže dodržet zákon tím, že:

• Poskytne vám oznámení o důležitých věcech, jako je přijetí hlášení nebo blížící se lhůty pro zpětnou vazbu oznamovateli.
• Usnadní dodržování určitých lhůt (například poskytování zpětné vazby nebo mazání případů).
• Sledování veškeré dokumentace týkající se případu oznamovatele, což usnadňuje a zefektivňuje zpracování případu.
• Umožnění exportu statistik.
• Zajištění bezpečné komunikace s oznamovatelem.

3. Vytvoření důvěry v organizaci

E-mailové řešení je pro whistleblowing špatnou volbou, protože neposkytuje potřebný dohled, který by zajistil, že se problémy budou řešit. Při vznesení obav prostřednictvím e-mailu není zaručeno, že se s nimi někdo seznámí nebo že budou přijata příslušná opatření.

Získání důvěry potenciálních oznamovatelů je zásadní pro zajištění toho, že budou podána příslušná hlášení. Zaměstnanci se musí cítit bezpečně a musí mít důvěru v systém a způsob, jakým jsou hlášení spravována. Externě zajišťované řešení pro oznamovatele:

• zvýší úroveň důvěry v organizaci
• Ukážete svým zaměstnancům, že berete whistleblowing vážně tím, že skutečně investujete do bezpečného řešení.

4. Důvěrnost a anonymita

Když odešlete e-mail, lze jej dohledat podle vašeho e-mailového účtu, který je často spojen s vaším jménem a osobními údaji. Studie ukázaly, že možnost oznámit pochybení důvěrně nebo dokonce anonymně výrazně zvýší pravděpodobnost, že zaměstnanci budou řešení pro whistleblowing využívat. E-mailové řešení bude:

• Ztíží oznamovateli práci tím, že po něm bude vyžadovat, aby si vytvořil e-mailovou adresu.
• bude vždy spojeno s jiným e-mailem nebo telefonním číslem
• Nezajistí zaměstnancům bezpečnější oznamování.

Zvážit alternativy k řešením pro oznamování prostřednictvím e-mailu

Používání e-mailu jako řešení pro whistleblowing může být celkově pohodlné, ale není to ideální kanál pro whistleblowing kvůli nedostatečné důvěrnosti, nejistotě komunikace, omezenému dohledu a obtížnému dokumentování. Nepomůže vám dodržovat zákon o whistleblowerech, nepomůže vašim zaměstnancům cítit se bezpečně ani je nepodnítí k tomu, aby odhalili případná pochybení, která se ve vaší organizaci dějí.

Vzhledem k nevýhodám řešení založených na e-mailu stojí za to zvážit zavedení digitálního systému pro oznamování nedostatků. Ten vám poskytne bezpečnou, anonymní obousměrnou komunikaci s oznamovatelem, pomůže vám dodržet lhůty a usnadní splnění zákonných požadavků týkajících se ochrany a zabezpečení údajů.

Digitální systém pro oznamovatele

Vzbudí důvěru mezi zaměstnanci a povzbudí je, aby hlásili nesrovnalosti bez obav z odvety. Může je přimět k tomu, aby se raději ozvali interně, než aby se obraceli na úřady nebo dokonce na média.

Další nápovědu k výběru systému pro whistleblowery naleznete v našem kontrolním seznamu.

Chcete diskutovat o bezpečném řešení whistleblowingu pro vaši organizaci? Kontaktujte nás pro další diskusi nebo si objednejte bezplatnou ukázku našeho systému!

Máte zájem dozvědět se více o službě whistleblowingu a bezpečných interních
oznamovacích kanálech? Více informací o směrnici EU o whistleblowingu naleznete zde
a na stránkách EUR-Lex.

Hledáte bezpečné a spolehlivé řešení pro whistleblowing? Přečtěte si více zde.

Chcete diskutovat o systému whistleblowingu pro vaši organizaci?
Kontaktujte nás nebo si objednejte bezplatnou ukázku!